进出口业务中的物流管理

 随着企业业务的不断扩大和国内市场的不断扩大，特别是中国加入WTO的影响，越来越多的企业已经涉入或将要涉入国际贸易领域。例如，生产制造型企业对进口原材料的购买，经销商直接代理国外的产品，都使得物流管理人员必须熟悉国际货运的一些知识，加强对这些业 务的管理。虽然许多企业都是进口商（当企业没有进出口权时）或货运代理来完成这些业务，但是能对国际货运业务主动地进行管理，将使得企业对供应链的成本和周期时间进行有效地控制。     　　国际货运中的不同角色     　　在实际业务中，有可能只涉及到其中的部分角色。     　　发货人（Shipper）     　　进口业务中的发货人，严格地讲，即是原材料供应商或企业代理产品的原厂家。有些情况下，发货人也可能是供应商或厂家在当地的经销商。而在出口业务中，因为我国的进出口政策，许多企业（特别是内资的国有或民营企业）没有进出口权而不能自行进出口，国际货运时的发货人经常是出口代理商（进出口公司）。有时，进出口业务人员会发现某些运单上的发货人，既不是供应商或厂家，也不是他们的当地经销商，而是货运公司或货运代理。这主要是在货运环节产生了主运单和分运单（参见后面有关货运单证的介绍）所致。这种情况下，主运单上往往显示的发货人是货运代理。     　　货运代理（Forwarder）     　　货运代理是近二、三十年新发展出来的行业。随着国际贸易的发展及货运业务的日益复杂，和传统承运人（船公司或航空公司）的业务专注，货运代理角色的出现，使得整个货运行业日趋专业。目前我们的大多数业务均是与货运代理打交道，因此了解货运代理的业务，将使企业对国际货运中的成本和时间控制有很大帮助。另外，当前的许多货运代理也不断地演变成第三方物流公司。     　　货运代理的主要功能：     　　◆ 没有货代时，承运人（如航空公司）要直接面对众多的发货人或收货人，货代的存在，能减轻承运人由于直接面对货主而带来的繁重工作，从而使得承运人能集中力量从事其核心业务－航运。同样地，货代的存在，由于其专业的知识，使得货主不必再与每家承运人打交道，减轻了货主的工作量。     　　◆ 货代的主要业务，如为货主（发货人或收货人）订仓、取送货、追踪查询货物情况、代报关、代商检、仓储、包装、缮制单证、分拨（Break Bulk）等，大大减轻了货主的业务难度。     　　◆ 货代更象一个“经销商”，具有大量、稳定货源且一定资质的货代，能够取得承运人的代理权（成为Shipping Agent）。具有承运人代理权的货代，一方面可以在其工作场所适用承运人的运单，另一方面能取得承运人较为优惠的运费价格。     　　◆ 空运业务或海运集装箱拼箱业务的货代也象一个“批发商”。如空运运费的特点，是随着货量的增加，单位运费的费率会降低。因而，具有大量、稳定货源的货代，往往可以从承运人“批得”较优惠的仓位，再将仓位“零售”给小的货代或直接卖给货主。这也使得承运人拥有稳定的货量和收入。     　　九十年代以后，随着国际贸易和货运体系的不断完善，特别是银行信用证、海关和商业保险体系对货代运单的认可，使得货代的地位逐渐提高。对于承运人，货代被相对地看作是货主（发货人或收货人）；对于货主，货代被相对地看作是承运人。在中国，对货代行业控制的较为严格，必须经对外经贸部门和航运部门批准之后，才能到工商部门注册成为合法的货代企业。另外，还有一个特殊的情况，即所谓的“一代”、“二代”之分。这在航空货运代理中尤为突出。“一代”是指那些合法注册并取得承运人代理权的货代。而“二代”的情况较为复杂，主要包括合法注册但没有取得承运人代理权的货代、未经过合法注册或注册性质为经营其它业务却从事货代业务的企业、以及一些国外货代在华的办事处。“二代”总是有这样或那样的局限，如不能出具运单、货运或货代发票等。因此，在接洽业务时，一定要搞清对方的性质。     　　承运人代理（Shipping Agent）     　　承运人代理主要是替承运人（如船公司、航空公司）在港口安排接泊、装卸、补给等业务。有时代理承运人签发运单。承运人代理在海运中较为常见，而在空运中较为少见。有的承运人代理也从事货代的业务。     　　承运人（Carrier）     　　承运人主要指船公司或航空公司，是实施运输的主体。虽然有的承运人也直接面对货主，但多数情况货主已经不直接与其打交道了。     　　报关行（Broker）     　　虽然各国对进出口货物的管制政策有所不同，但基本上各国海关都要求进出口货物进行申报。有些货主有自己的报关人员，这时就不需要报关行的介入。许多货代也有报关资格，也不需要单独的报关行介入。报关行或货代的报关服务都需要货主提供必要的单据，由他们代理在海关进行申报。产生关税单后，由货主缴纳关税（在中国还有海关代收的进口货物增值税），由货主自行提货或由服务机构代为提送货。一般很少有报关行垫付关税。有的报关行还提供代为商检等服务工作。     　　收货人（Consignee）     　　运单上所指的收货人情况上较为复杂。这一点与发货人的情况有些相似。有时，由于进口管制的原因，最终的收货人（如代理商）并不体现在运单上。运单上的收货人往往是进口商，而在“通知人－Notify Party”上显示的可能才是真实的收货人。另外，在复杂的货运情况下，主运单和分运单上所示的收货人的意义有所不同。分运单上的收货人往往才是真正的收货人，而主运单上的收货人则往往是货代。国际货运中的基本单据运单（海运的B/L，Bill of Lading或空运的Airway Bill）无论是海运的提单（B/L，Bill of Lading），还是空运中的空运单（Airway Bill），都是一种业务合同，是承运人（无论是广义的还是狭义的）与货主签订的有关运输业务（服务）的契约。运单是国际货运中最重要的基本单证。有些时候，运单（特别是海运提单）可以在资本市场或票据交换市场上抵押或流通。运单上的主要信息包括：收货人、发货人、承运人及运输工具的名称、航次、运费及付费形式、所运货物名称、数量、价值和包装状况等。空运业务中常出现主运单（Master Airway Bill, MAWB）和分运单（House Airway Bill，HAWB）。主运单是承运人（航空公司）出具的运单。在主运单的明显位置，我们能轻易地发现航空公司的名字和标识。并且，在主运单的上下页眉处，能清晰地显示该运单的号码：XXX－XXXX XXXX。其中，前3位是航空公司的代码（如999为中国国际航空公司的代码），后8位是运单号码。如果主运单的收货人显示的是实际收货人，则收货人在货到后，从航空公司或其代理、或货代处取得主运单正本，即可自行报关或委托报关行或货代代理报关。分运单是货代或承运代理人出具的运单。分运单所显示的信息与主运单极为相似，只不过货代公司的名字和标识替代了航空公司的。并且，除了有主运单号码外，还显示了分单号码（货代或承运代理人自行编制的）。货代或承运代理人采用分单，主要出于如下一些考虑：     　　 隐藏真实运费：当发货人或货代不愿意让收货人看到真实的运费时，往往通过使用分单，来隐藏真实的运费。收货人在分单上运费处看到往往是As Agreed。而根据国际空运协会IATA的规定，航空公司出具的主运单上必须明示运费。     　　 集中托运（Consolidation）：我们知道（参见本刊《物流概论》的相关文章）国际货运的运费费率，是随着货量的阶段性地增加而递减的。这就给规模大的货代产生了利润机会（如图4）。如果目的地一样，对于不同的发货人，货代可以通过三份分运单和一份主运单来实现业务。发货人A、B和C以及他们各自的收货人，看到的均是各自的分运单HAWB1、HAWB2和HAWB3。同时，由于他们各自货量相对较低，发货人支付的运费（按市场公开费率）相对较高。而对于货代（相对的货主）与航空公司来说，在主运单MAWB上的货量是发货人A、B和C的总和，货量相对较高，则货代支付的运费相对较低。另外，我们以前还曾提到，航空公司在测算计费重量时，采用的运费吨（或运费公斤）较为特殊。它是货物毛重（含包装物）和体积重的最大值。例如，货代处理的三份货的毛重和尺寸如表1所示。根据上述原则，HAWB1－3的货主分拨按计费重（65kg、108kg和8kg）支付货代运费。但货代与航空公司之间的主运单仅以124kg支付运费。货代由此获取了极高的利润。最后值得指出的是，运单上一般都会显示运费是预付（Freight Prepaid）还是到付（Freight Collect）。这主要与国际贸易的双方制订的商务条款（如FOB、C&F、CIF等）决定的。中国的海关是以CIF计算关税的，所以最好要求发货方在商业发票（见后）上标明CIF价格，至少是标明运费。否则，则必须要求货代在运单上（收货人联）注明运费。如运费过低（有偷税的嫌疑），则海关有权重新估算并征收关税。     　　商业发票（Commercial Invoice）商业发票是国际货运的基本单证之一。它标明了货物的商业价格，是海关征收关税的基本依据。商业发票要与其它单证相对应。所列货物要与运单和装箱单（见后）相符。卖货人（Seller）、买货人（Sold to或Buyer）一般要求与运单上的发货人和收货人一致。所列价格应指明价格条款，如FOB、C&F或CIF等。国外公司的商业发票一般是采用各自的格式，而不象中国有严格的、统一的、政府部门监制的发票（如增值税发票、零售发票等）。对应少量的样品，或没有商业价值的赠品，也应出具形式发票（Performa Invoice），并列明货品的估值，以便海关判断是否要征收进口关税。     　　装箱单（Packing List, P/L）装箱单也是国际货运的基本单证之一。它标明了所运货物的包装件数，及每件包装物中的商品明细（规格、件数和简单说明）。装箱单一般由发货人缮制，少数情况是由 发货人的代理缮制。在国际货运业务中，还有其它的一些单证：如进出口合同、产地证明、厂家质量检验证明等。由于篇幅所限，不再一一赘述。总之，物流管理人员，特别是负责国际货运的人员，应事先了解并熟悉业务中涉及的各种单据。     　　国际货运中的成本控制     　　国际货运的成本主要产生在本地、国际运输和目的地三个地方。在进口货物过程中，由于目的地的货代利润较少，其往往通过延伸服务而收取一些名目繁多的费用，如代报关费、送货费、仓储费、换单费等。最好不去围绕着琐碎的费用去谈判，而是争取谈得一揽子的包干费用。     　　 在国际货运业务时，要先搞清各段的运费，根据贸易双方的合同，应分别由哪方支付。遇到进口业务的离岸价或对方工厂交货价，在全权委托对方协助办理之前，先尝试着自行找货代（主要是在对方城市或国家有分支机构或业务合作密切的代理）。若要全权委托对方协助办理，也一定要事先询问对方代理的报价。     　　 在进口货运中遇到运费到付时，要先与业务合同查对。     　　 要熟悉整个货运各个环节的业务及技术要求，事先准备好相关单证，避免产生可能出现的滞报金（关税方面）、滞纳金（关税和承运人方面）和仓储费用（港口和货代方面）。     　　 根据对货物重或体积对运费的影响，合理考虑货物的包装。     　　 除了事先商定的运费之外，与货代结算时要仔细检查所有的单证，特别是运单上的体积和重量是否与实际的相符。     　　 对每一票货产生的费用逐相记录，并定期加以分析。     　　国际货运中的时间控制     　　许多物流管理人员，特别是负责进口采购或进出口业务的人员，都会抱怨进口原料和产品的周期很长。但问到他们为什么会这样长时，得到的答案又过于简单。往往是说，进口商、国外厂商或货代就是这样说的。而这种敷衍或推脱使得我们减少了对整个进口渠道进行改进的动力或机会。图5展示了一个典型的国际货运进口的流程。许多情况下，都是信息或单证滞后于供应链中 的实际工作步骤。如很多公司在向国外厂商订货之后，往往是被动地等待，特别是等货到达港口后好几天才得到货代或承运人的到货通知。可能有的公司会把这归结于货代或承运人的服务质量差，但仅此而已。事实上，我们在这里应更多地采取积极主动的办法：     　　 通过对整个流程的了解，要求相关的服务商提供及时准确的信息。所谓及时，不仅指等到每个步骤完成之后的信息通报，而是尽可能地要求渠道中的服务商或供应商提供事先的预报。如对报关的处理，较为传统的做法是等到货物抵达之后，从货代或承运人处获得了相关单证(装箱单和商业发票等)，才开始报关的动作。结果是，有时由于单证的传递或对错误单证的更正处理时间延迟了报关的时间，必然产生了额外的仓储费用(许多的承运人和货代一般都提供免费存储的时间)和滞报金。一个较好的解决办法应该是，在货物抵达之前就从发货人那里取得相关的单证，从而使报关的动作更为从容。     　　 对各个步骤的衔接事先做严密的计划（甚至时间表），同时对各方在其中的责任事先确定清楚。     　　 与供应渠道的各个参与者共同压缩周期时间，直到供应商的生产周期。对整个国际货运（特别是进口业务）的周期时间的控制是非常重要的。由于它的周期一般比较长，不稳性也相应地增加了。根据在以前对产品以及原材料库存控制的多数文章中，我们知道这种较长的周期及过大的不稳定性，使得我们在对供应链库存水准设计时，不得不考虑设置较高的周期库存和安全库存。否则，我们将不得不降低供应渠道的期望服务水准。这势必造成经常性的货物短缺。在解决上述问题时，目前较多采用电子商务、保税仓库及供应中心（Supply Center) 等新的手段和概念。

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