浅析企业物资采购成本

摘要：阐述物资采购工作在企业经济活动中的重要作用，并提出降低成本、提高经济效益、改善企业管理的途径。论述如何有效地控制采购成本是当今企业必须关心的一个紧迫话题。 　　关键词：物资；成本；控制 　　企业的物资采购工作，就性质而言，不仅是一项生产前的准备工作，而且是开源节流的重要工作。企业要使生产均衡，需要持续供应各种生产资料。那么，物耗需占企业产品成本的一半以上，因此，控制物资采购成本，对促进企业生产发展，提高产品质量，降低产品成本，加速资金周转，增加效益，都具有极其重要的意义。 　　1 采购成本概述 　　采购管理是企业管理的重要组成部分，采购成本控制是采购管理的重要组成部分，也是耗用资金最多，最容易出现失控的环节。采购价格、数量、运输方式等的选择，将直接影响采购成本。所以，控制采购成本对企业经营绩效至关重要。据悉1％的采购成本降低可以使企业利润提高5％~10％。尤其在采购资金占平均销售金额比重逐渐增加的趋势下，降低采购成本既是企业“第二利润源泉”，也是实现赢利的基础。如何降低成本是企业首要解决的问题。当今企业采购管理，是直面市场按质、按量、按时、以本企业所需符合质量要求的各种物资。 　　2 影响物资采购成本的因素 　　企业以利润最大化为目的，从企业持续经营的全过程看，收入减去成本就是利润，成本是决定企业利润的重要因素。采购成本构成具有多样性和动态性的特征，影响采购成本的主要因素有：第一，采购价格：是企业成本和费用的主要组成部分，是采购成本高低的决定因素。第二，采购数量：建立在批量生产和科学合理的物品核算定额和储备定额基础之上，经济批量的采购方式和数量等。第三，物流信息：要及时、全面、准确地掌握分析物流信息，如物资性能、质量、价格等。第四，采用运送方式：以最短的里程、最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济的完成物品在空间的转移。第五，物品储备方式：控制人力和运费以及少占用资金等。第六，采购策略：具有预见性和灵活机动的采购策略。第七，员工的素质：良好的采购工作，是决定企业产品开发，产品质量，采购成本的关键，也是决定流通企业销售状况的关键。 　　3 如何进行物资采购成本的控制 　　（1）制订采购预算与采购计划。制定采购预算的行为，就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算是计划的一个方面，也是组织政策的延伸，还是一种控制机制，起着一种比较标准的作用。制定采购预算，是在具体实施物资采购行为之前对物资采购成本的一种估计和预测，是对整个采购资金的一种理性的规划。它不但对物资采购资金进行了合理的配置和分发，同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保采购资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高采购资金的使用效率，优化采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效控制采购资金的流向和流量，从而达到控制物资采购成本的目的。 　　（2）确定采购价格。采购价格的确定，直接影响到企业的成本，是物资采购控制的重中之重。在确定采购价格时，弱化采购人员与领导的个人行为，注重产品市场价格调查。一方面，利用网络平台，对采购物资的价格进行市场信息收集，着重了解和掌握商品的成本价及利润构成。另一方面，采取与各投标单位开展竞争性谈判方式。 　　（3）利用采购环境。物资市场供求关系的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，需要熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关所需物资多方面的市场信息，建立良好的市场信息机制，是有效降低采购成本的途径之一。要用统一的信息化管理采购工作，即卖家（制造厂）和买家（企业用户）共用一个信息平台，要通过充分利用数据、信息、知识、计算机网络等资源，实现采购信息共享，发挥采购信息的计划、协调、控制的功能，有效地组织和控制采购工作的全过程，使各个采购管理环节有机地联系起来，提高采购工作效率，减少采购管理和决策的盲目性，降低决策风险，达到降低采购成本、提高企业核心竞争力的目的。 　　（4）择优商管理。供应商是物资采购管理中的一个重要组成部分。物资采购时，应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的物资供应商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高物资采购实施的质量。因此，在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。 　　第一，选择供应商的数量。供应商数量的选择问题，实际上也就是供应商份额的分担问题。从采购方来说，单一渠道增加了采购资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说，批量供货由于数量上的优势，可以给采购方以商业折扣，减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要避免单一渠道，寻求多家供应，又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。这样，既能保证采购物资供应的质量，又能有力地控制采购支出。一般来说，供应商的数量以不超过3~4家为宜。 　　第二，选择供应商的方式。选择供应商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。在物资采购中，采取公开招标的方式可以利用供应商之间的竞争来压低物资价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的物资，并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。 　　（5）管理供应商。强化供应商的管理基于长期的降低采购成本的理念，在物资采购管理中应该贯穿供应商管理的思想，也即把对供应商的管理纳入到物资采购管理的一个部分。这样，既可通过长期的合作获得可靠的物资供应和质量保证，又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势，对降低物资采购的成本有很大的好处。 　　（6）储备管理。所谓储备，是企业为避免或减少出现停工待料等事故的发生而储存的各种物料，包括原材料、半成品、成品等不同形态。为了保证生产的顺利进行，企业储备一定的物资是有必要的，但不可因为其必要而无节制地储备。众所周知，如果储备过多，会增加仓储费用、保险费、装卸搬运费及不合理损耗。因此，在控制成本的前提下，储备管理的目的就是要使库存物资的数量在能满足生产需要的情况下尽可能最小化，即数量上合理的最小化。要做到数量上合理的最小化，笔者认为现在许多企业推行的零库存管理方法值得借鉴。 　　（7）强化采购人员素质。提高采购人员的素质也是控制采购的重要环节。一般的采购人员大多从事管理出身，对技术不是很了解，这样在和供应商的谈判中就会很吃亏，经常处于被动地位，只有在采购人员了解了采购物品的特性之后，才能在众多的供应商及谈判中做出最优的选择。所以每个公司都应该加强对采购人员的技术知识的培训，如定期对采购员进行相关的技术知识培训，闲时可以让采购人员上生产线上去工作几天，加强采购部门与技术、生产部门的联系。 　　物资管理工作是一件复杂烦琐的工作，尤其在现在生产材料大幅度涨价的情况下，一方面要降低材料成本，另一方面要保证生产物资的正常供应，难度是可想而知的。但只要我们抓住供应工作的重点环节并把握该环节的要点，就能够在保证生产供给的同时降低材料成本，实现企业控制材料成本的管理目标。 　　参考文献： 　　［1］宋健。现代科学技术基础知识［M］。北京：科技出版社，2008。 　　［2］田会。从转型对企业动力系统的影响看国有企业改革［J］。管理世界，2009（9）。 摘要：当今世界，在市场经济体制下，物资管理工作的优劣直接影响到企业的生产、技术、劳务、运输和财务等多方面的经营活动和经济效益。现代工业生产技术的不断进步和发展，要求与之相适应的管理组织水平，这就要求管理现代化。企业物资管理现代化包括四大内容：管理思维现代化、管理组织现代化、管理人才现代化和管理手段现代化。 　　关键词：管理 物资 现代化 　　一、管理思维现代化 　　思维现代化是实现企业物资管理现代化的先导。 　　首先要有系统的观念。系统是由一些相互联系、相互制约的若干组成部分结合而成的、具有特定功能的一个有机整体（集合）。系统思维即把研究管理的对象作为系统，从整体的角度把系统中的各个要素加以处理与协调，使系统发挥出其最大效能的思维方法的总称。系统工程既是一门综合性的科学，又是一门现代化的组织管理技术。 　　其次要有全面质量管理思想。全面质量管理（TQM ）：是指在全面社会的推动下，企业中所有部门、所有组织、所有人员都以产品质量为核心，把专业技术、管理技术、数理统计技术集合在一起，建立起一套科学严密高效的质量保证体系，控制生产过程中影响质量的因素，以优质的工作、最经济的办法提供满足用户需要的产品的全部活动。 　　企业物资全面质量管理主要有四个特点：①全面的管理，②全过程的管理，③全员参加的管理，④全部的方法。 　　企业物资工作全面质量管理的对象是物资供应对企业生产经营活动的满意程度，具体表现为以下几个方面：①所供应的物资的技术特性满足企业的质量要求，通过正确的计划采购、运输、保管等工作为保证；②所供应的物资时效性强；③所供应的物资质量可靠，品种齐全、数量足够；④供应过程工作效率高、差错少、费用低、物资流转速度快。 　　二、管理组织现代化 　　管理组织现代化是指按合理组织生产的客观规律建立管理机构和规定管理职责。企业管理组织现代化的一个重要任务是建立与现代化企业制度相匹配的企业治理结构和企业其他组织结构，严格企业的各级岗位责任制。现代化的管理机构在应对外界环境的变化时，能够作出及时积极的反应，迅速制定对策，保证各项工作有条不紊地展开。 　　根据物资部门的自身特点，它的组织形式可以是多种多样的，例如直线制、矩阵制等。其中以矩阵制应用较为广泛。矩阵制即目标管理制组织结构，它是一种多功能的、有效的组织机构。其优点为：①灵活机动性强，可应对多变环境中的多种情况；②便于协作，可调动多个管理职能部门；③有利于提高个人责任心及积极性；④发挥每个人的作用，提高了管理效率。 　　三、管理人才现代化 　　管理现代化的关键是人才现代化。在新的社会背景下，人才的竞争已成为世界著名企业之间的实际竞争。 　　1.企业人力资源管理 　　企业的人力资源即企业进行生产经营活动需要的劳动力。人力资源管理是指各种社会组织对员工的招募、录取、培训、使用、升迁、调动、评价及合理开发，并使人力和物力保持最佳比例的一系列管理活动的总称。人力资源管理方式包括从数量上对企业人力资源的劳动管理和从质量上对企业人力资源的行为管理。现代企业应注重企业人力资源的质量管理，从过去粗放的经营管理模式转变为以提高综合效益的管理模式。 　　2.企业人力开发方法 　　①全员培训随着企业现代化的普及率越来越高，员工们现有知识既不能满足企业的要求，也不利于个人素质提高。进行定期的全员培训，将企业的战略目标更有效地迅速传播到每一个员工，使他们掌握必要的生产经营业务知识和技能，全心全意为企业服务。 　　②引进高素质人才高素质人才的引进可以迅速改变企业，随着企业人事制度改革的不断深入发展，人才部门所有制将不复存在，企业引进高素质人才会更强的生命力。 　　③调动现有员工积极性根据员工特长，给予员工合适的岗位，并通过员工的动态组合与职位相互交替轮换，提高企业整体功能，充分调动个人积极性。 　　3.人事激励方法 　　企业的管理者在日常的管理活动中，通过已树立的管理权威，干预并影响被管理者的行为，使每个人在达到个人目标的同时，实现企业的组织目标。这种行为从某种角度讲就是激励系统。 　　（1）人事激励机制结构 　　1）人事激励机制的组成 　　①激励对象。被激励的特定人群。 　　②激励因素。起到激励作用的因素，例如升迁、金钱、职称等。 　　③激励因素的媒介。各种管理制度、管理决策、管理措施，尤指各种人事管理制度和人事决策。 　　2）激励机制的运行方式 　　首先是将激励因素转化为人事管理制度、决定策略、采取措施的过程，即转化过程；然后是将含有激励因素的人事管理制度、决定策略、采取措施对员工施加影响的过程即刺激过程。 　　（2）人事激励因素分析 　　人事激励的重要一环即分析激励因素，明确激励的项目，运用合适的激励方法。 　　1）对员工进行分类。根据职务的高低、工作项目的不同分类。 　　2）运用合适的方法，按照人员分类进行激励因素调查。例如采用问卷调查法，将职员们所乐于接受的激励因素调查出来。 　　3）对调查结果进行分析。采用图表法等方法直观表达。 　　4）绘制“激励因素一览表”，为制定人事制度时供决策者参考。 　　四、管理手段 　　现代化管理手段现代化是指企业管理中逐步采用电子计算器、现代通信技术、自动化控制技术等先进的管理手段，提高管理方法的速度和水平，使管理工作真正做到准确、及时、经济、高效。随着计算机技术的发展及普及，各行各界管理领域普遍建立起以计算机为基础的管理信息系统（MIS）。它不但能综合物资流通过程中的信息，控制管理业务；而且能够建立物资管理数据资源，有利于各种现代管理方法的实现。 　　以计算机为现代化管理手段，建立企业物资管理系统，保障供应，压缩成本，提高资源利用率，加强物资使用监督，提高物资管理水平，对企业很有必要。 　　五、总述 　　物资管理现代化的五个方面是有机结合的，管理思维现代化是先导，管理组织现代化是保证，管理人才现代化是关键，管理手段现代化是条件。物资管理的好坏直接关系到相关部门的工作质量与水平，物资管理作为后勤管理的重要部门，要率先实现现代化，实现降低成本、加速资金流转、增强企业盈利、促进企业发展的重要作用。 　　参考文献： 　　[1]陈晓莉。实施现代物资管理程序及相关系统控制程序[D]，《经济师》，2003年第6期 　　[2]薛勇。物资管理系统的设计与实现[D].中国优秀硕士学位论文全文数据库（硕士），2007，（05） 　　[3]陈浩。油田物资管理现代化初探[D].河南师范大学学报（教育科学版），2005年第3期

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