中小物流企业物流信息系统应用对策研究

随着信息化竞争力时代的到来，信息化建设将成为物流企业未来发展的重要趋势。而作为新兴物要流行业中的绝对多数的中小物流企业，物流信息系统应用的落后却成为其进一步发展的瓶颈。文章对我国中小物流企业物流信息系统应用的现状进行了分析，提出中小物流企业物流信息系统应用的对策。 　　从国际经验来看，物流领域是现代信息技术应用比较普遍和成熟的领域，物流企业正在转变为信息密集型企业群体。发达国家和地区的物流企业依托信息技术的支持，物流服务和经营范围已经转向供应链全过程的物流管理和运作，为供应链上下游企业提供全面的物流解决方案和一体化的物流服务。而我国大多数物流企业目前尚不具备这种能力。它们大多停留在提供运输、仓储或货代服务的初级阶段，距离为工商业和消费者提供专业化服务的第三方物流企业的标准运作还有很大差距，不能称其为现代意义上的物流企业。据调查，我国的物流服务企业中仅有39%的企业拥有物流信息系统，大多数物流服务企业尚不具备运用现代信息技术处理物流信息的能力。物流信息系统应用的落后已成为我国中小物流企业进一步发展的瓶颈。中小物流企业如何突破这一发展瓶颈，提升企业市场竞争力成为亟待解决的问题。 　　1中小物流企业物流信息系统概述 　　1.1中小物流企业 　　迄今为止，世界范围没有一个中小企业的国际标准，不同国家使用各自中小企业定义。我国目前也没有一个明确的中小企业的定义，通常所说的中小企业，是根据企业固定资产、年营业额、上缴利税和企业员工规模划分的一类企业形态，当前一般是指那些固定资产低于1 000万元、年营业额数百万至数千万元、企业员工不足500人的企业。 　　物流企业是至少从事运输(含运输代理、货物快递)或仓储一种经营业务，并能够按照客户物流需求对运输、储存、装卸、包装、流通加工、配送等基本功能进行组织和管理，具有与自身业务相适应的信息管理系统，实行独立核算、独立承担民事责任的经济组织。物流企业的三种类型，即运输型、仓储型和综合服务型。本文所说的中小物流企业是除国内一些超级大的物流企业(如中外运、中海运、中铁快运、中邮、宝供储运等)以外的所有物流企业。 　　1.2物流信息系统 　　1.2.1物流信息系统及特点 　　物流信息系统(Logistics Information System，LIS)是指使用系统的观点、思想和方法建立起来的，以计算机为基本信息处理手段，以现代通信设备为基本传输工具，并且能够为管理决策提供信息服务的人机系统[1]。它具有实时化、网络化、系统化、规模化、专业化、集成化、智能化等特点。 　　1.2.2物流信息系统的功能及结构 　　1.2.2.1物流信息系统的功能 　　从功能上讲，物流信息系统是以现代物流思想体系为基础，利用现代科学技术，在计划、管理和控制及作业环节等方面充分利用信息、快速反馈信息，为决策提供依据并辅助决策，提高物流效率和优化供应链的信息系统。目的是在提高物流业务的效率并降低成本的同时，提高对顾客的服务水平。具体来说现代物流信息系统的基本功能有以下几个方面： 　　(1)正确掌握订单信息并进行存储的功能。 　　(2)正确掌握物的移动并进行传送的功能。 　　(3)为顾客提供实时查询物流信息的功能。 　　(4)科学管理控制各项计划和实施的功能。 　　(5)准确及时获得各种反馈信息的功能。 　　1.2.2.2基于管理活动层次的系统结构 　　管理活动分为三个层次：战略规划层、管理控制、作业控制。其系统结构如图1所示。 　　(1)作业控制信息系统。主要目的是保证作业能有效的高效率的完成。 　　(2)管理控制信息系统。部门负责人所需要的信息系统。 　　(3)战略控制信息系统。辅助企业高层管理人员做出战略决策。 　　1.2.2.3物流信息系统的功能结构 　　物流信息系统是基于管理活动层次的物流系统结构的一部分。物流信息系统的一级目标(主要目标)：减少物流周期的不确定性，满足客户对物流服务的可靠性、送达及时性、交付一致性的要求。二级目标(力求达到的目标)：经济性、可靠性、可维护性、灵活性、可扩展性、安全性。为了达到系统的目标，物流信息系统应该包括的功能子系统有：物品管理子系统、存储管理子系统、配送管理子系统、运输与调度子系统、客户服务子系统、财务管理子系统、人力资源管理子系统、质量管理子系统等。如图2所示。 　　2物流信息系统在中小物流企业应用现状 　　2.1中小物流企业物流信息化应用现状 　　近几年，在现代物流及第三方物流理念的冲击下，传统物流企业纷纷转型，很多中小规模的物流企业得到了迅速成长，不少企业都发展成为本地的龙头企业，具有了一定规模。但随着企业规模的不断发展壮大，企业利润并没有随着规模的扩大而提升，相反由于竞争加剧、石油价格的上涨，物流业总费用增速加快，越来越多的问题开始困扰着企业管理者。虽然很多中小物流企业开始朦胧地意识到物流信息化对企业将来发展的重要性，物流信息化作为物流行业发展的一个新趋势，也得到了各物流公司的高度关注，但“物流信息化”到底是什么，怎样实现等具体问题还不甚了解。据调查，我国的物流服务企业中，仅有39%的企业拥有物流信息系统，大多数物流服务企业尚不具备运用现代信息技术处理物流信息的能力。可以说我国中小物流企业信息化应用还存在很多问题[2]。 　　(1)观念问题。许多企业家认为在现有的经营方式和管理方式下，中小企业获得了蓬勃发展，没有必要非赶信息化这个“时髦”，除非万不得已，不会应用物流信息系统。 　　(2)人才问题。中小企业由于经营规模小，业务品种单一，很少能像一些大的跨国公司那样建立起自己的IT团队，它们对人才的吸引力有限，企业内部很少能够找到既懂得IT技术又懂得管理的复合型人才，大多采用外包方式将信息化系统交给外部的管理软件公司去做。由于开发人员不清楚企业内部的具体情况，沟通难的问题导致企业的机会不断流失，同时，由于企业缺乏信息人才，也增大了物流信息系统二次开发的成本。 　　(3)资金问题。中小企业由于存在实力弱、管理水平低、信誉差的缺陷，在融资方面一直比较困难，以至于许多企业根本负担不起巨大的信息化建设费用。还有一些企业，病急乱投医，盲目地建设大而全的物流信息系统，以至于许多企业由于后续资金不足间接造成了初期投入的浪费。 　　(4)管理问题[3]。一些中小企业还没有建立起一套科学的管理制度，许多业务规则存在很大的人为性和随意性。许多企业组织结构建立在专业分工的基础上，业务流程不清晰，管理模式和组织形式无法适应现代管理的需要。有些中小企业缺乏物流信息系统的总体规划，各部门对信息条块分割，形成一个个“信息孤岛”。 　　(5)标准问题。信息化意味着标准化。目前，物流行业信息标准化缺失严重。企业管理人员认为标准化会降低生产效率，多头管理导致物流行业标准化矛盾突出，部门之间、地区之间、企业之间信息格式不统一、接口不统一，也阻碍了物流信息化市场的发展。 　　(6)信息化水平问题。目前中小物流企业正面临着信息化盲区的困境。众多中小物流企业信息化基础薄弱，不具备整体实施信息化的条件，物流信息化建设还处于起步阶段。全国政协经济委员会的专家们在2006年底，实地调查了长江三角洲、珠江三角洲、环渤海及中部地区等10个省区市30多家企业，形成《关于我国现代物流情况的调研报告》。报告中提到“目前信息技术在物流领域的应用程度普遍较低，在北京市，商业企业应用计算机系统的比例不到一半，服务业和运输业的比例更低，分别只有24.3%和18.3%。”在硬件上，许多中小物流企业也就是配备了一台或两台电脑，大多用于财务处理或数据存储，其它应用很少，也没有必要配备服务器。还有很多中小物流企业依靠电话和手工方式完成业务处理，更不用说应用具有现代物流信息技术的物流信息系统了。 　　(7)物流市场竞争问题。同大型物流企业相比，中小物流企业物流信息系统在物流领域中应用程度普遍落后的现实，是物流市场竞争水平较低、充分竞争市场格局难以形成的主要原因之一。在信息技术没有广泛应用的情况下，中小物流企业能够提供的服务比较单一，特别是集中在运输和仓储等传统储运活动方面，中小物流企业的竞争优势只能通过其物流设施能力的提高和价格水平下降来体现。这种低层次的价格竞争反过来又会影响企业对物流服务企业信赖，从而影响物流市场规模的扩大和中小物流企业的长期发展。 　　3中小物流企业物流信息系统应用对策 　　伴随着物流市场的逐步扩大，物流企业间的竞争也会愈加激烈。对于我国中小物流企业而言，这种竞争固然会带来一定的发展机会，更多的却是挑战。为了突破中小物流企业发展瓶颈，使中小物流企业得以顺利实现物流信息化，应用物流信息系统，健康充分地参与到物流市场竞争中，创造良好的市场竞争环境，现提出以下对策。 　　3.1提升中小物流企业管理观念 　　提升中小物流企业的管理者对企业战略及发展较为滞后的管理观念。企业应清晰地认识到如果企业仍沿用传统的揽货、运输，装卸等非标准的运作方式的话，终将跟不上物流信息时代发展的步伐。信息系统意味着标准化，许多企业管理者总认为这种标准化降低了效率，所以中小物流企业管理者对信息化的积极性不高，其后果就是将企业限制在低水平运作的层面上。因此，要推动中小物流企业的信息化建设，必须要让管理者提升管理观念，让中小物流企业管理者加入到建设进程中，明确企业的未来发展目标，认识到信息化是提升企业未来竞争力的重要手段。对信息化的成果和过程有个合理的预期。 　　3.2注重信息化人才培养及储备 　　虽然并不一定需要企业自己的信息人才进行物流信息系统的开发工作，但在之后的系统使用过程中还是由他们承担主要的管理和维护任务，因此中小物流企业需要建立自己的信息化人才队伍，并且可以与开发系统的专业物流软件公司进行定期的咨询与培训，保证自身信息化队伍的先进性。同时，面对市场的竞争需求和企业发展的趋势，这些信息化人才除了从事信息系统得管理和维护外，还需要具备物流信息系统二次开发的能力，为以后应用更加先进的物流信息系统做好准备。 　　3.3选择适合自身特点的局部解决方案或软件，合理有效地进行物流信息系统的投资与评估 　　中小物流企业在进行信息化建设时，选择合适的软件是非常重要的。目前物流软件供应商们过多关注高端市场，总是喜欢开发功能齐全的软件产品。较低价位、简单易用、适用于中小企业用的软件较少。有很多在信息化建设中进行投资的中小企业往往盲目建立一些大而全的信息系统，不能解决中小物流企业的现实问题，致使更多的中小物流企业不敢投入，造成恶性循环。因此，中小物流企业在进行信息系统的选择时，首先应做企业的评估和调查，分析企业的需求，选择适合企业特点的局部解决方案而不是全面方案。建立一个可供操作的物流信息系统投资评估方式，以解决中小物流企业物流信息系统投资管理过程中的概念化、随意性问题。同时，建立一个以财务指标、物流服务水平指标、功能指标和技术指标四大指标体系为核心的评估指标体系，使得企业能够以业务解决方案为核心，系统的、量化的评估物流信息系统的投资过程。 　　3.4调整优化管理组织，运用战略管理思想 　　今后的物流管理，不能依赖过去保守的管理方法，必须导入革新的理念，确立跨职能甚至跨企业的绩效评价体系。需要物流企业在进行管理时，运用战略管理思想，在战略选择阶段，应用SWOT分析法[4]，通过对内部优势和劣势的认识，来利用环境中的机会，避免可能遇到的威胁。 　　3.5积极开展信息标准化工作 　　标准化工作的重要性关系到信息化建设各个方面，因此在信息化建设的起始阶段就要积极开展信息化工作。产品编码标准，信息的采集、传输、存储和共享标准，物流作业流程标准，管理规章制度标准等，都是必须得到管理者、信息化工作人员和业务人员高度重视的。既要遵循统一的国内国际标准，又要考虑到企业的实际情况。尽管标准化工作较为繁复，耗时耗力，但对于今后信息化工作的顺利开展有重要的影响，是中小物流企业信息化建设的首要任务之一。 　　3.6提升中小物流企业市场竞争力 　　中小物流企业要想在激烈的物流市场竞争中立于不败之地，就要避开在人力、物力、规模等方面的劣势，而要充分利用信息化的优势，提高物流各环节信息化程度，顺畅沟通信息，减少库存，节约运力，削减物流成本，满足客户需求，赢取生存机会。不实现企业信息化，就不能实现资源整合、信息共享、协调行动等具体目标，中小物流企业最终就只能被其他物流巨头或物流新锐兼并或整合。 　　3.7作为服务性的中小物流企业，要以客户为中心，运用物流信息系统满足客户个性化需求 　　客户是企业存在的唯一理由。企业获得利润的途径在于其产品或服务被客户所选用，满足客户在某些方面的需求。具体到中小物流企业，由于物流业是服务行业，其产品就是服务，其客户就是广大的生产和贸易企业。中小物流企业一定是以满足生产和贸易(含批发和零售)企业在物流方面的需求为目标，通过企业的服务使客户或者降低占压资金成本，或者减少相关人力成本，或者能提高产成品的价格，从而达到使客户获得更大的利润而中小物流企业也能因而获得利润为目的的。所以，中小物流企业应该将眼光首先放在如何更快更好地向客户提供有别于竞争对手的服务上面，落实到具体操作上就是要以客户为中心，运用现代物流信息系统尽可能地满足客户个性化需求。 　　4结束语 　　对于中小物流企业来说，物流信息化不仅需要政府、物流企业、IT厂商等相关方面相互配合，协同作战，更重要的是企业自身要立足长远，明确企业的发展目标，坚定信息化之路，构建适合自己的物流信息系统。总之，我国中小物流企业的物流信息化建设尚处于起步阶段，总体水平还不能满足未来物流发展的需要，随着物流市场竞争的加剧，物流行业和现代物流需求的增加，中小物流企业的物流信息化将具有巨大挖掘潜力和长远的发展前景。

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