采购管理中应该注意的问题及解决方法

采购管理中应该注意的问题及解决方法 采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。　　在实际操作中，要把采购当成供应链的一部分进行管理，要想管理得当，需要注意以下几个方面的问题：　　１、制定采购计划制定，其中包括采购商品的价格，质量，商品来源地，交货方式和运输方式等。　　２、选择合适的供应商并确定他们的合作方式。　　３、确定采购的数量和批次，防止造成不必要的库存和增国运输成本。 电汇—Telegraphic Transfer T/T 电汇是汇出行应汇款人的申请，拍发加押电报或电传（Tested Cable/Telex）或者通过SWIFT给国外汇入行，指示其解付一定金额给收款人的一种汇款结算方式。 电汇以电报、电传作为结算工具，安全迅速、费用也较高，由于电报电传的传递方向与资金的流向是相同的，因此电汇属于顺汇。 电汇是目前使用较多的一种汇款方式，其业务流程是：先由汇款人电汇申请书并交款付费给汇出行，在由汇出行拍加押电报或电传给汇入行，汇入行给收款人电汇通知书，收款人接到通知后去银行兑付，银行进行解付，解付完毕汇入行发出借记通知书给汇出行，同时汇出行给汇款人电汇回执。 电汇时，由汇款人填写汇款申请书，并在申请书中注明采用电汇T/T方式。同时，将所汇款项及所需费用交汇出行，取得电汇回执。汇出行接到汇款申请书后，为防止因申请书中出现的差错而耽误或引起汇出资金的意外损失，汇出行应仔细审核申请书，不清楚的地方与汇款人及时联系。 汇出行办理电汇时，根据汇款申请书内容以电报或电传向汇入行发出解付指示。电文内容主要有：汇款金额及币种、收款人名称、地址或帐号、汇款人名称、地址、附言、头寸拨付办法、汇出行名称或SWIFT地址等。为了使汇入行证实电文内容确实是由汇出行发出的，汇出行在正文前要加列双方银行所约定使用的密押（Testkey）。 汇入行收到电报或电传后，即核对密押是不是相符，若不符，应立即拟电文向汇出行查询。若相符，即缮制电汇通知书，通知收款人取款。收款人持通知书一式两联向汇入行取款，并在收款人收据上签章后，汇入行即凭以解付汇款。实务中，如果收款人在汇入行开有帐户，汇入行往往不缮制汇款通知书，仅凭电文将款项收入收款人收户，然后给收款人一收帐通知单，也不需要收款人签具收据。最后，汇入行将付讫借记通知书（Debit Advice）寄给汇出行。 电汇中的电报费用由汇款人承担，银行对电汇业务一般均当天处理，不占用邮递过程的汇款资金，所以，对于金额较大的汇款或通过SWIFT或银行间的汇划，多采用电汇方式。 　　（一） 接到国外客户的订单 　 　（二） 做形式发票传国外客户，国外客户回签 　　（三） 做生产单传国内客户，国内客户回签 　　 （四） 向国外客户要回唛头、彩图、条形码，把唛头、彩图、条形码传给国内客户 　 　（五） 紧追国内客户进行生产 　 　（六） 在离船期大约有10天左右，向国外客户的货代要订舱单标准格式，按要求填好之后反传船公司订舱 　 　（七） 船公司传出正式的S/O 　 　（八） 一般是自己的验货员去供应商厂里验货（如果客户在大陆有验货代表一般是要求供应商把货物拖回本公司，再让客户大陆验货代表进行验货） 　 　（九） 把S/O传给拖车行（在S/O面前注明拖柜时间、地点、时间，联系电话等前往拖柜） 　　（十） 做出报关内容即“FAX MESSAGE”，向拖车行问清报关行地址，以方便外贸公司寄出全套单据（能够归类的尽量归类，目的是减少核销单） 　　（十一） 在“FAX MESSAGE”上注明报关行地址，再把“FAX MESSAGE”传给外贸公司 　　（外贸公司会把报关资料传给报关行）,同时给厂家下“装柜通知” 　　（十二） 装完柜之后，把柜号、封条号等资料填好，（需要熏蒸的货物，把熏蒸格式填好）再传给报关行，进行报关 　 　（十三） 做出FORM A，把FORM A 传给外贸公司。 　　（十四） 做装船通知传给客户。 　 　（十五） 要回报关单，加上开具增值税专用发票申请表，交给财务会计 　 　（十六） 做提单补料传给船公司 　 　（十七） 外贸公司反传正式FORMA 　　 （十八） 准备装船通知、产地证明（FORMA）、提单、发票、装箱单、（有时有消毒熏蒸证书），一起传给国外客户，要求国外客户付款 　 　（十九） 把提单、DEBIT NOTE(水单)的复印件交给财务，财务付完DEBIT NOTE的费用以后，船公司放行原始提单，本人再把以上原始单据直接寄给国外客户，以便国外客户提货 随着国际贸易的快速发展，彼此建立良好的商业信誉是非常重要的，只有建立一流的商业信誉，才可以在国际贸易中采用变通的方式开展贸易。这样做不仅可以使原有的贸易渠道进一步得到巩固，而且为贸易提供了便利化，可促进贸易的发展，对彼此都是有益的。 　本文通过具体贸易实务与贸易规则及理论的对比，也许对那些从事国际贸易的从业人员和理论工作者有参考、借鉴之处。　　一、对托收的规定　　国际商会制定的《托收统一规则》(《URC522》)对托收的定义是：托收是指由接到托收指示的银行根据所收到的指示处理金融单据和商业单据以便取得付款/承兑，或凭付款/承兑交出商业单据，或凭其他条款或条件交出单据。　　对于托收方式一般都通过银行办理，又称银行托收。其基本做法是：出口人根据买卖合同先行发运货物，然后开立汇票(或不开立汇票)连同商业单据，向出口地银行提出托收申请，委托出口地银行(托收行)通过其在进口地的代理行或往来银行(代收行)向进口人收取货款。　　在国际贸易过程中，随着贸易双方的相互了解，贸易关系的建立，货款的收取大多采用跟单托收的方式。按照向进口人交单条件的不同，分为付款交单(Documentsagainst Payment，简称D/P)和承兑交单(Documentsagainst Acceptance，简称D/A)。当然，对于出口商采用D/A付款方式要比D/P付款方式冒更大的风险，至于采用哪种方式，这就完全凭双方的信誉来决定。　　从规定可以看出，不论采用D/P，还是采用D/A，交单都要经过银行。事实上，这种经过银行的付款方式受到挑战。目前，比较流行的做法是：“合同及所有的单证上的付款条件仍然标明D/PATSIGHT，但所有单证却不经过银行交递”，该做法自然有其道理。　　二、不经过银行的D/PSIGHT付款　　【案例】：1993年开始，笔者在泰国代表中国公司做出口贸易。那个时期，泰国的经济环境很好，经济发展速度较快，进口商也显得比较大方和富有，根本不计较开L/C的费用，1993年和1994年对所有的客户都做L/C付款，经过贸易往来，彼此相互了解，发现他们的信誉确实普遍很好。从1995年开始，对付款方式做了调整，按照资信情况不同将客户分为A、B、C、D、E(优级、良级、一般、较差、特差)五级。对于A级采用T/T60天付款，签合同后发货，之后将全套单证用UPS或DH L直接快递于客户，客户于收到单证起60天内将全部货款付清；对于B、C两级基本上采用通过银行的正规D/PSIGHT付款；对于D、E两类(占总客户比例不到20%)始终坚持L/C付款。　　1997年7月，东南亚发生了金融危机，泰币的大幅贬值，给进口商带来的损失是非常大的，即使最好的客户，你也不得不担心其付款能力。所以我对所有客户都要求L/C付款，对客户而言似乎是雪上加霜。贸易谈判中强调，宁愿在价格上作出适当的让步，也要坚持L/C付款。做贸易的人都知道，当采用D/PSIGHT付款时，货到目的港，客户不提货所面临的三种处理方式：一是作出让步，被迫降价；二是退货，原路返回；三是转售。还是谨慎为好。当然，很多客户是不太满意开L/C的。　　随着经济危机的消退，泰国经济进一步好转，客户对开L/C抱怨不止，所有的客户反映银行收费很高，要求采用变通的方式，全部单证不要经过银行传递，要直接快递于这些进口商。就在这样一种情况下，变通的D/PSIGHT付款方式诞生了，即“PAYMENT BYT/TAGAINST FAX ALL THE DOCU－MENTS”。其具体做法是：(1)出口商与进口商经过贸易谈判达成一致，同意采用变通的D/PSIGHT付款方式；(2)签订合同时标明付款方式为DOCUMENTS AGAINST PAYMENT AT SIGHT(D/P AT SIGHT)；(3)发票、汇票等所有单证同样与合同一致标明D/P AT SIGHT付款方式；(4)货物装运后一周之内将所有单证传真(FAX)与进口商；(4)进口商收到COPY单证之后，以不影响报关为限，T/T全部货款与出口商；(5)出口商收到进口商的T/T付款后，用UPS或DH L等快递方式将全部单证直接快递进口商；(6)进口商收到全部单证后，委托报关提货。这笔生意就算结束。　　这样做的好处：(1)变通的付款方式汲取了D/P、D/A、T/T的优点，即见单(COPY)付款、带有协商性、带有预付性，是三者的最佳组合；(2)加速双方资金周转，提高资本营运效率；(3)进口商有更加机动的时间，选择合适的汇率换取外汇付款；(4)进口商节约了通过银行付款的一切费用(按金额收费、按单数收费、通知费等)；(5)进口商可以依据船到目的港的时间，掌握报关时间来决定付款时间和取得全部单证的时间。(6)缩短出口商的收汇时间，银行无法压汇；(7)如果出口商收不到进口商的付款，所有原始单证仍在出口商手中，更加有利于处理问题，减少风险。　　据泰国的一个进口商估算，2002年与我的进口贸易总额是40万美元，由于采用变通的方式节约银行费用约5000美元左右，相当于进口贸易额的1．25%，其他还有利息节省、选择有利汇率等带来的收益，而且我们在每一笔生意上都能诚信对待，并完美地配合。例如：2003年3月1日从大连港装船出运一笔货物到泰国，经新加坡转船于3月22日到曼谷，进口商必须于3日内报关，否则将缴海关保管、存储费用，也即不得晚于3月25日报关。我方3月4将所有单证FAX进口商，进口商收到后于3月4日至17日选择有利的汇率换汇，并于3月17日T/T付款，同时FAX付款副本。我方于3月20日收到货款，同日将所有单证直接快递进口商，进口商于3月24日收到单证，于3月25日报关。　　三、对风险的防范　　对于变通的D/PSIGHT付款方式的采用必须谨慎，其前提是建立在高度信誉的基础上。主动将风险降低到最低程度，防患于未然，转移并分散风险非常重要。要强调的是：(1)在没有确认货款收到以前，千万不要把所有单证直接快递进口商；(2)即使收到进口商的付款副本COPY，也不要马上将单证递出，必须等接到银行收汇通知后再寄出；(3)一定要对进口商信誉有足够的了解；(4)应深刻了解有关托收中所产生的风险及其有效预防与处理法规等知识。例如：2001年，我公司对菲律宾一个进口商采用变通的D/PSIGHT付款方式，该进口商FAX来一份付款副本，经查收到同样金额的款项，便于同日将所有单证快递客户。之后，过了两个月才发现，没有收到该笔货款，所收到的付款COPY及查实的收汇，原来是邻近此笔生意的相同产品的相同金额的上一笔生意。后经过沟通协商，又过了2个月才收回这笔货款。尽管该客户做了大量解释，我公司还是恢复了通过银行的D/PSIGHT付款，可该客户没有付款就从银行把单证拿走了，了解到此情况，我们通过中方银行与菲律宾银行联系处理，可菲律宾银行答复两次，不了了之。该客户告诉我们他在菲银行有亲戚熟人，仍希望把单证直接快递予他，我们没有照办，该笔货款用了6个月时间才收回。从此以后，该进口商同我们做生意，对于付款条件无任何谈判余地，都要开即期信用证(L/C AT SIGHT)。 Draft(Bill of Exchange) 汇票　　 1.the kinds of drafts 汇票种类　　 (1)available by drafts at sight 凭即期汇票付款　　 (2)draft(s) to be drawn at 30 days sight 开立30天的期票　　 (3)sight drafs 即期汇票　　 (4)time drafts 原期汇票　　 2.drawn clauses 出票条款（注：即出具汇票的法律依据）　　 (1)all darfts drawn under this credit must contain the clause “Drafts drawn Under Bank of…credit No.…dated…” 本证项下开具的汇票须注明“本汇票系凭……银行……年……月……日第…号信用证下开具”的条款　　 (2)drafts are to be drawn in duplicate to our order bearing the clause “Drawn under United Malayan Banking Corp.Bhd.Irrevocable Letter of Credit No.…dated July 12, 1978” 汇票一式两份，以我行为抬头，并注明“根据马来西亚联合银行1978年7月12日第……号不可撤销信用证项下开立”　　 (3)draft(s) drawn under this credit to be marked：“Drawn under…Bank L/C No.……Dated (issuing date of credit)” 根据本证开出得汇票须注明“凭……银行……年……月……日（按开证日期）第……号不可撤销信用证项下开立”　　 (4)drafts in duplicate at sight bearing the clauses“Drawn under…L/C No.…dated…” 即期汇票一式两份，注明“根据……银行信用证……号，日期……开具”　　 (5)draft(s) so drawn must be in scribed with the number and date of this L/C 开具的汇票须注上本证的号码和日期　　 (6)draft(s) bearing the clause：“Drawn under documentary credit No.…(shown above) of…Bank” 汇票注明“根据……银行跟单信用证……号（如上所示）项下开立” 在中国的企业法人申请经营无船承运人业务，依法办理提单登记、交纳保证金时，须向交通部提交办理提单登记申请书、企业登记机关签发的企业法人营业执照影印件和提单样本。　　外国公司申请从事进出中国港口货物运输的无船承运业务，应当委托在中国境内的代理人向交通部办理提单登记、交纳保证金手续。委托代理人办理前述手续时，须提供委托书。　　新投资设立企业从事无船承运业务，申请人应当提交申请书、公司章程和主要投资者协议书等文件，并依法办理提单登记、交纳保证金后，持交通部签发的《无船承运业务资格证明书》向企业登记机关办理企业登记手续。　　无船承运业务经营人设立分支机构，比照上述程序办理。　　申请人办理提单登记、交纳保证金，依法取得《无船承运业务资格证明书》后，交通部同时在交通部网站上公布无船承运业务经营人名称及其提单样本。　　经营无船承运业务的申请人在本公告载明的银行保证金专门帐户缴存保证金，保证金利息按照国家中央银行公布的活期存款利率计息。　　保证金专门帐户开户行为：招商银行北京分行长安街支行　　保证金专门帐户名称为：无船承运业务保证金专户　　无船承运经营人在缴存保证金时，应在银行汇款凭证上注明“无船承运业务保证金”。　　无船承运业务经营人终止经营，应当向交通部提出退还保证金申请，由交通部通知保证金开户行退还其保证金及其利息。 　在国际贸易业务中，一笔交易的货款结算，可以只使用一种结算方式（通常如此），也可根据需要，例如不同的交易商品，不同的交易对象，不同的交易做法，将两种以上的结算方式结合使用，或有利于促成交易，或有利于安全及时收汇，或有利于妥善处理付汇。常见的不同结算使用的形式有：信用证与汇付结合、信用证与托收结合、汇付与银行保函或信用证结合。　　a、信用证与汇付结合　　这是指一笔交易的货款，部分用信用证方式支付，余额用汇付方式结算。这种结算方式的结合形式常用于允许其交货数量有一定机动幅度的某些初级产品的交易。对此，经双方同意，信用证规定凭装运单据先付发票金额或在货物发运前预付金额若干成，余额待货到目的地（港）后或经再检验的实际数量用汇付方式支付。使用这种结合形式，必须首先订明采用的是何种信用证和何种汇付方式以及按信用证支付金额的比例。　　b、信用证与托收结合　　这是指一笔交易的货款，部分用信用证方式支付，余额用托收方式结算。这种结合形式的具体做法通常是：信用证规定受益人（出口人）开立两张汇票，属于信用证项下的部分货款凭光票支付，而其余额则将货运单据附在托收的汇票项下，按即期或远期付款交单方式托收。这种做法，对出口人收汇较为安全，对进口人可减少垫金，易为双方接受。但信用证必须订明信用证的种类和支付金额以及托收方式的种类，也必须订明条款。　　c、汇付与银行保函或信用证结合　　汇付与银行保函或信用证结合使用的形式常用于成套设备、大型机械和大型交通运输工具（飞机、船舶等）等货款的结算。这类产品，交易金额大，生产周期大，往往要求买方以汇付方式预付部分货款或定金，其余大部分货款则由买方按信用证规定或开加保函分期付款或迟期付款。　　此外，还有汇付与托收结合、托收与备用信用证或银行保函结和等形式。我们在开展对外经济贸易业务时，究竟选择那一种结合形式，可酌情而定。 一 .出口退税登记的一般程序： 1.　有关证件的送验及登记表的领取 　　企业在取得有关部门批准其经营出口产品业务的文件和工商行政管理部门核发的工商登记证明后，应于30日内办理出口企业退税登记。 2.　退税登记的申报和受理 企业领到“出口企业退税登记表”后，即按登记表及有关要求填写，加盖企业公章和有关人员印章后，连同出口产品经营权批准文件、工商登记证明等证明资料一起报送税务机关，税务机关经审核无误后，即受理登记。 3.　填发出口退税登记证 　　税务机关接到企业的正式申请，经审核无误并按规定的程序批准后，核发给企业“出口退税登记正” 4.　出口退税登记的变更或注销 　　当企业经营状况发生变化或某些退税政策发生变动时，应根据实际需要变更或注销退税登记。 二.出口退税附送材料 1.　报关单。报关单是货物进口或出口时进出口企业向海关办理申报手续，以便海关凭此查验和验放而填具的单据。 2.　出口销售发票。这是出口企业根据与出口购货方签订的销售合同填开的单证，是外商购货的主要凭证，也是出口企业财会部门凭此记帐做出口产品销售收入的依据。 3.　进货发票。提供进货发票主要是为了确定出口产品的供货单位、产品名称、计量单位、数量，是否是生产企业的销售价格，以便划分和计算确定其进货费用等。 4.　结汇水单或收汇通知书。 5.　属于生产企业直接出口或委托出口自制产品，凡以到岸价CIF结算的，还应附送出口货物运单和出口保险单。 6.　有进料加工复出口产品业务的企业，还应向税务机关报送进口料、件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称，进料成本金额和实纳各种税金额等。 7.　产品征税证明。 8.　出口收汇已核销证明。 9.　与出口退税有关的其他材料。 危险货物托运人在办理托运时必须做到的几点 （一）向已取得道路危险货物运输经营资格的运输业户办理托运。 （二）在托运单上填写清楚危险货物品名、规格、件重、件数、包装方法、起运日期、收发货人详细地址及运输过程中的注意事项。对有特殊要求或凭证运输的危险货物，必须附有相关单证，并在托运单备注栏内注明。 （三）托运下列危险货物，应当持有关证件： 1、爆炸物品和需凭证运输的化学危险物品，应当持有公安部门签发的爆炸品准运证或化学危险品准运证； 2、放射性物品，应当持有指定的卫生防疫部门核发的包装表面污染及辐射水平检查证明书。 （四）货物性质或灭火方法相抵触的危险货物，必须分别填写托运单，以防止混装而引发重大事故。 （五）托运未列入《汽车运输危险货物品名表》的危险货物新品种，需提交生产或经营单位主管部门审核的《危险货物鉴定表》，经省公路运输管理局批准后办理运输。 凡未按以上规定办理危险货物托运，由此发生运输事故，由托运人承担全部责任。

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