仓库盘点的几个注意事项

仓库盘点的几个注意事项 在大多数人的眼里，仓库盘点是一件很容易的事情，把材料成品数一数，记录一下品名和数量，就可以完工，但在实际的工作过程中，却发生很多账实不符的事情，发生这样的情况主要是一些细节没有做到。其实仓库是一个物流的中心，一切的物资收发都必须经过仓库的流转，仓库必须在平时的工作中做到单据齐全，有据可查，仓库的工作就是真实全面的反映实物的流转过程。 仓库的账务与实物，一般来讲必须做到日清月结，但在大多数企业，作到每天结账的可能性很小，主要原因是单证的不齐全，还有一个重要的原因就是工作量太大，企业所给予的人力物力不能完成这项繁重的工作。为尽可能的做到帐务与实物的一致，并与财务要求保持一致，财务部一般会要求仓库每月盘点一次，以满足会计核算的要求，在我们这里，每个季度财务部与仓库部/生管部会同盘点一次，并以半年度盘点和年底盘点最为重要。 仓库盘点是一顶日常工作，是账务与实物之间的一个衔接点，当发现账务与实物出现差异的时候，就要查明原因，做出处理结果，不同的差异原因得出不同的处理结果，主要的处理结果有账务调整，补充单据，盘亏赔偿损失等。 现在主要讲一下仓库盘点的注意事项： 1．部门配合：一个正常生产经营的企业他的物流是时刻变动的，是一个动态的指标，而企业盘点的目的，就是要查出某一个时间点的库存量，而库存量却是一个静态的指标，这就形成了一个矛盾，这就要求生产和销售部门在盘点期间暂时停止物料的收发运作，达到仓库所需要的无变动状态。所以在盘点期间，即使生产出货照常进行，也要将生产所需物料提前发放到生产线上，以达到仓库物料的静态。此时的盘点要求只局限于仓库本身，如果是年底全面盘点，生产和一切物流要全部停止动作，生产线上没有完工的物料在逻辑上还要退回仓库，再进行全面的盘点。 2．人员配置：仓库的盘点必须配备一定的人员，参与盘点的人员必须具备一定识别和计量物料的能力，对于盘点工作，同时各部门还要有相应的监督机制，除仓管员以外，其他部门的人员也必须参与盘点，比如PMC和财务部，生管部需要检查库存品名数量，财务部不仅要对品名数量进行监督，还要对库存的价值进行计算，各部门人员的共同参与，一定程度上还增强了盘点人员的队伍，加速了盘点工作的进行。 3. 盘点时间：仓库的盘点时间一般选择在月底的最后一天，当然也会由于临时的需要进行月中盘点。选择在月底盘点的优势很多，第一月底盘点与仓库每月结账时间保持一致，更利于查找差异，分析差异原因；第二，月底盘点与财务结账保持了数据的共享与协调，提高了数据的使用效率；第三，月底盘点为生产各项数据报表与财务月报表提供了真实有说服力的数据；第四，月底盘点后的数据真实可靠，为下月仓库数据的准确性提供了相应的保障。 4．前期准备：对盘点前的物料，仓库管理员应该提前做准备。第一，将同一类别，品名的物料放在一起，以便于盘点工作的顺利进行；第二，检查物料卡的收发结存记录，并核对实物数量； 5．详细记录：盘点人员在盘点期间，必须认真核对实物的品名，数量，料号，做到准确无误，对实物过小的原料，还要借助一定的计量工具（如电子称，卡尺等）进行计量，进行专门的称量计算。对于贵重材料成品，还要进行重点记录，精确计量。 6 复盘：根据概率论原理，同一工作失误犯第二次的可能性是很低的。在进行第一次盘点以后，有条件的企业还要对经过盘点的实物进行复盘，以提高数据的准确性，减少工作中的失误。 7. 查找差异原因：盘点结束以后，相同的品名要将账存数量与盘点数量相比较得到差异，如果差异在合理的范围内，那么就不需要分析差异原因，如果差异率超过企业的规定的范围，就必须对差异做出说明与原因分析，最后调整帐务，做到账实相符，在这里需要提示的一点就是次月的月初数应该与本月的盘点数相等，而不是与帐务结存数相等，否则就会将差异数带入到下月的帐务当中，盘点也自然失去了他应有的意义和效果。 8. 临时事件处理办法：仓库在盘点期间，如果碰到必须的物料收发，比如急需的供应商送货，成品的入库及客户送货，通行的做法是可以将收发的单据日期推后一天（到达下一个月份），并对入库的原料进行隔离处理（不参与盘点），对出库的成品在发货前盘点（需参与盘点），目的就是在这种紧急情况发生时，避免造成帐务的混乱和实物的不相符，保持帐务逻辑关系的顺畅。 盘点工作对维护企业资产存货的完整准确，及时发现问题，分析原因，处理问题，改进工作方面有着相当重要的意义，并为会计信息汇总归集的准确性提供了相应的保障，对了解企业资产状况，物流状态提供了第一资料，为公司决策机构提供了有力的信息来源. 1.货运安排，包括揽货与订舱 　　揽货：通常的做法是船公司在所经营的班轮航线的各挂靠港口及货源腹地通过自己的营业机构或船舶代理人与货主建立业务关系；通过报刊、杂志刊登船期表；通过与货主、无船承运人或货运代理人等签订货物运输服务合同或揽货协议来争取货源。 　　订舱：托运人或其代理人向班轮公司或其代理人(即承运人)申请货物运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。 　　确定航次货运任务：综合考虑各标货物的性质、包装和重量及尺码等因素，确定某一船舶在某一航次所装货物的种类和数量。 　　2.接货装船 　　按规定通常都由托运人将其托运的货物送至船边，进行货物的交接和装船作业。对于特殊的货物，如危险货物、鲜活货、贵重货、重大件货物等，采取现装或直接装船的方式。对普通货物，由班轮公司在各装货港指定装船代理人在指定地点接受托运人送来的货物，将货物集中整理后按次序装船。 　　3.卸船交货 　　将船舶所承运的货物在提单上载明的卸货港从船上卸下，并在船边交给收货人并办理货物的交货手续。 　　对于普通货物，通常先将货物卸至码头仓库，进行分类整理后，再向收货人交付的所谓“集中卸船，仓库交付”的形式。 　　对于危险货物、重大件等特殊货物，通常采取由收货人办妥进口手续后来船边接受货物，并办理交接手续的现提形式。 　SGS 是 Societe Generale de Surveillance S.A. 的简称，译为“通用公证行”。 　　它创建于1887年，是目前世界上最大、资格最老的民间第三方从事产品质量控制和技术鉴定的跨国公司。总部设在日内瓦,在世界各地没有251家分支机构，256个专业实验室和 27000名专业技术人员，在142个国家开展产品质检、监控和保证活动。 　　据该公司宣称，目前世界上有23个国家（主要是发展中国家）的政府实施SGS检验包括：安哥拉、阿根廷、玻利维亚、布基那法索、布隆迪、柬埔寨、喀麦隆、中非、刚果共和国、象牙海岸、厄瓜多尔、几内亚、肯尼亚、马拉维、马里、毛里塔尼亚、墨西哥、巴拉圭、秘鲁、菲律宾、卢旺达、塞内加尔、刚果民主共和国、赞比亚。 这些基于对SGS的公正性、科学性、权威性和技术能力的充分信任，委托SGS对进口货物实施“装船前全面监管计划”（英文是Comprehensive Import Super-vision Scheme,简称CISS），即贸易发展，并抑制非法的进出口活动。 　　SGS关务作业是指货物进口国政府或政府授权海关当局与SGS签署协议,由SGS在货物出口国办理货物装船前的验货、核定完税价格(或结汇价格)、税则归类（在进口国实行HS 制度的前提下）,执行进口管制规定（如是否已事先申领进口许可证件等）等原系由进口国海关在货物运抵进口国后所执行的进口验关作业，由SGS确认真实、合理后，出具公证报告，即“清洁报告书”（Clean Report of Finding,简称CRF），作为货物进口后向海关申报时必须交验的单证,进口国海关凭此简化或免除多道通关手续，直接征税后放行，既加快了验放（一般不复检）,又严密了监管。反之，则签发“不可兑现报告书” （Non-Ne-gotiable Report of Findings），这样，即使货物运抵目的港，进口国海关不予通关，出口商也不能结汇。 SGS关务作业一般包括以下内容： 　　1、检查（验）货物规格、数（重）量和包装。包括对商品进行物理测试、化学分析和外观检查,对数（重）量按照国际贸易中惯用方法进行鉴定；包装则要求货物能完好无损地运抵目的港收货人手中。对药品和化学品要查检有效期限等。 　　2、对大宗货物要求进行监视装载。一是保证所载货物是经过SGS检查（验）过的,二是保证合同项下货物完全、牢固地装在指定的运输船舶上.对集装箱货物要求进行监视装箱作业和施封。 　　3、核定价格。即对成交价格进行审核，这是实施CISS的最重要内容，也是吸引许多国家的原因之一,目的是防止进口商低价高报，避免资金外流，或防止高价低报，偷逃关税。SGS利用电脑网络收集储存各个渠道的商情，并要求出口商提供价格构成细目表，如出厂价、成品包装费、仓储费、运往码头运费、装船费、海运或空运费、佣金以及商业上可接受的附加费等,以便对货价同出口价或当地消费价格进行比较,查证卖方最后商业发票的总价及价格要素是否符合该商品在原产地供应国的正常出口价,保证完税价格和进口国外汇支出的合理性。 　　4、海关税则归类。审核进口商在进口许可证中所填报的税号与该国现行的海关税则规定是否相符,或依据验货时所见的实物提出合理的税号和税率，确保关税的足额征收和海关统计的准确性。 　　5、审核进口商品是否符合进口国外贸、海关法令，进口必需的许可手续是否齐备与合法，以有效杜绝无证到货和违禁品、管制商品的非法进口。 　　SGS关务作业流程大致如下： 　　1、出口成交。 　　出口商按正常的贸易程序与进口商达成出口交易，进口商再把有关这笔交易的情况通知本国的SGS联络办公室，同时通知出口商需请SGS－CSTC验货。SGS－CSTC收到进口国SGS联络办公室的通知（检验编号）后，传真（邮寄）给出口商一份注明”SGS检验编号”（I．O．NO．）和SGS－CSTC”ICN”编号的空白验货申请表（RFI），通知出口商提交单据，安排验货。 　　2、申请验货。 　　为安排检验，出口商或报关行须在出口货物备妥前7天填写带有SGS检验编号的验货申请表（RFI），连同下列单据一起传真（寄）给离验货地点最近的SGS－CSTC分公司。 　　这些单据包括形式发票、形式装箱单及零备件清单、产品技术规格资料、样本、信用证、制造商测试报告（机器／设备）、制造商分析报告（化工/医药/石油/染料产品）、卫生证书（食品）、植物检疫证书（全部农产品）、厂检分析单（全部钢铁材料及其初级产品）。所有提交给SGS－CSTC的单据均要注明SGS检验编号（此编号见验货申请表）。 　　在验货申请表上应列明供货商的详细资料，如联系人及联系电话、验货时间、验货地点等，以便SGS－CSTC与之联系，安排检验。 　　3、接受验货。 　　由CISS国家法规要求的装船前检验，SGS－CSTC不向出口商收取任何费用。出口商有义务把货物备妥并提供必要的（搬运）劳力和设备，以便检验顺利完成。出口商如果委托供货商或代理安排验货时，出口商有义务使供货商或代理清楚检验要求。如果货物没有按要求准备好或不具备检验条件，SGS－CSTC保留中止检验的权利。每一批在”全面进口监管计划（CISS）”下的货物都须由SGS－CSTC进行实物检验。SGS－CSTC的检验员将对照出口商的形式文件，检验货物的规格、名称、数量、外观质量，必要时要抽取样品。 　　4、申请核发公证报告。 　　出口货物经向海关报关装船后,出口商须备妥正本提单、发票装箱单等，向SGS申请核发公证报告。SGS－CSTC完成检验后，出口商须按国别把最终文件分别传真（寄）给SGS－CSTC上海经济事务部（EAD）。所有提交给SGS－CSTC的文件都应注明SGS检验编号（此编号见验货申请表）。如果SGS－CSTC的检验结果同出口商的最终文件有差异或文件不齐全，SGS会同出口商联系，要求修改文件、补充文件或通知进口国SGS联络办公室，以取得进口商的确认。 　　5、向SGS领取公证报告。 　　如果出口商收到的信用证上要求”在出口商的发票上贴SGS安全标签”（Security lable），出口商可提交一份最终出口发票给最近的SGS－CSTC分公司，并去领取安全标签，或要求SGS－CSTC将安全标签邮寄给出口商。请注意，只有在完成以上1－4程序后，SGS－CSTC才会签发安全标签。 　　此外,SGS还要求厂商在结关日前，电话通知有关船名、码头、装运单（S/D）号码等，以便SGS认为有必要再派员复验。 SGS现已与我国政府官方机构－国家商检局合作，由国家商检局指定中国进出口商品检验总公司（CCLS ）代理他们办理从中国出口输往实施CISS国家商品的装船前检验，核定价格及税则号列，并代理SGS签发清洁报告书。目前有权签发的有辽宁、北京、天津、河北、山东、湖北、上海、广东等10个进出口商品检验公司。

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