采购定义概念,采购详细的六个流程步骤

采购定义概念,采购详细的六个流程步骤 什么是采购，采购的定义 采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。分为战略采购（sourcing）和日常采购（procurement）两部分。 第一条 请购单 1.请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。 2.来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。 3.特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明原因，以急件递送。 4.庶务用品由物管部门按每月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。 5.以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：贺奠用物品。招待用品。书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。 第二条 批准权限请购批准权限规定如下 第三条 采购规定 1.内购由国内采购部门负责办理，外购由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。 采购重要材料应由总经理或经理径直与供应商或代理商议价。对于专项用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购。 2.采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如： (1)集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。 (2)长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。 第四条 国内采购作业 1.价格 (1)采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。 (2)如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核签，并转使用部门或请购部门签注意见。 (3)属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。 (4)对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等方式向厂方议价。 (5)采购部门接到请购部门紧急采购口头要求后，主管应立即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 2.呈批 (1)询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权限呈批。 (2)采购审批权限。 3.订购 (1)采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 (2)分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以便识别。 (3)采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。 4.进度控制 (1)国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。 (2)采购人员未能按既定进度完成采购时，(物流知识网)应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。 5.单据整理及付款 (1)来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。 (2)内购材料须待试用检验者，其订有合约部分，按合约规定办理付款，未订合约部分，按采购部门报批的付款条件办理付款。 (3)短交，待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 (4)超交，应经主管批示方可按照实收数量付款，否则仍按原订货数付款。 第五条 国外采购作业 1.价格 (1)外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形(比如独家制造或代理等原因)下除外，但应于“请购单(外购)”注明。在此基础上进行比价、分析、议价。 (2)请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。 2.呈批 (1)比价、议价完成后，由外购部门填具“请购单”，拟定“订购厂家”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。 现在的信息系统开发方式的缺点在于对需求表达不清晰、效率不高。在这种思维方式下流程被固化在系统中，企业不能随着商业环境的变化而方便迅速地改变业务流程，而企业环境的变化促使企业必须快速地调整业务来响应。实时性企业将敏捷地使用最新信息，以积极地消除其关键性业务流程中的管理与执行层面出现的低效率延迟。BPM的出现正是为了解决企业流程实时改变所带来的敏捷性、实时效果评估、资源整合与优化等问题，而这些问题是不能为传统的OA和工作流所解决的。BPM的概念，什么是BPM所谓BPM(Business Process Management), 即业务流程管理，是指根据业务环境的变化，推进人与人之间、人与系统之间以及系统与系统之间的整合及调整的经营方法与解决方案的IT工具。业务流程管理应该包括"建模-实施-监控-管理"等过程，要具备其所需的所有服务与工具才能叫作BPM。完整的BPM系统需由图形化流程设计环境、流程管理与监控、BPM引擎、使用者执行环境以及整合各种资源的底层EAI平台等主要元素所架构而成。一般来说，BPM基于SOA(Service Oriented Architecture)架构。BPM通过捆绑其他应用系统的服务来制作并提供跨应用系统的BPM流程，也可以组合各个单纯的业务服务生成新的服务，对其基本要素进行模块化管理，并且可以循环使用。基于SOA的架构将对J2EE平台的适应性提出更高的要求，Gartner的研究表明，未来2年与J2EE平台结合紧密的BPM产品将占据主导地位。另外，由于BPM记录了业务流程的所有活动，可以对流程管理所需的关键性指标进行设置，向流程实施者及管理者提供实时而直观的业务、组织和个人的绩效数据，可以实现有效的客观性成果测定效果。通过BPM，可以对业务流程进行自动化,并通过流程的分析及监控功能,对业务进行整合及计量,从业务角度、组织角度、IT角度都可得到可量化的改善效果，这种效果随着管理者通过BPM分析与优化流程，将越来越显著。

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