[货物代理]国际货代操作流程

　　出口货运代理业务流程 　　（一） 接受委托 　　1．揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如所报价格低于本公司公布运价，则按公司《运价管理规定》执行。 　　2．当客户接受报价并下委托时， 揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货物托运单，也可接收客户自己的托运单；但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款，如托运单上无运价，则需将有关书面报价附于其后（对合约客户、公司的老客户已在电话中确认的运价可不在托运单上显示）。同时要求客户在托运单上签字、盖章（境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即可），如客户不能及时提供内容详细的托运单，则必须在装船前补齐，否则由此产生的费用由客户负责。 　　3．接受客户的委托后，揽货人员应详细填写业务联系单。揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时，把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人员。 　　4．对不符合本控制程序的订舱委托，客户服务人员可以拒绝接受订舱，并有义务向部门经理汇报。 　　（二） 操作 　　1．一旦接受客户订舱，应尽快安排向船公司订舱及安排拖车、报关事宜（客户自拖、自报除外），并从拖车公司那里获取箱号、封条号； 　　2．尽快按委托书要求制单，并传真给客户确认。如有需要，还应将目的港代理打印在提单上，并在货物装船前完成单证校对工作； 　　3．认真填写操作过程记录，对需换单转船、电放的委托应有记录，并提供给相关部门； 　　4．客户服务人员将计费人员已签字盖章的收费单交给客户（或揽货人员）；揽货人员有责任及时向客户催收运费或按合同（或协议） 规定，定期向客户催收运费； 　　5．客户服务人员应及时通知报关行等分承包方，退回有关资料， 如出口退税核销单、报关手册等，这些资料需退还给客户，揽货人员有责任对客户服务人员给以提醒； 　　6．当客户或揽货人员询问二程船信息时，客户服务人员应给予提供。 　　（三） 提单签发 　　提单签发人员必须核实货物已装船离港，验证运费收取满足合同（协议） 中运费支付条款后，才能签发此次委托所对应的提单，具体操作按提单签发管理规定进行。 　　进口货运代理业务流程 　　进口货运代理业务分为船舶到港前的准备工作和船舶到港后的准备工作，然后是审查提单等有关单证，签发提货单给收货人提货，最后，还要做好每一航次船的文件归档工作。 　　（一） 船舶到港前的资料准备及电脑初步录入工作 　　1．建立航次档案。船舶到港前，收到船公司或其代理的传真舱单/放货特别指示（如有） 等有关资料，建立相应的船舶航次档案。 　　2．初步审核相关资料。初步审核传真舱单，主要根据海关要求审核舱单上每票货的中文货名、收货人、质量、件数等。 　　3．预报船舶动态。船舶到港前10 天、7 天、5 天、3 天、1 天，向进口舱单的收货人或通知人发“船期预报”，并向收货人确认舱单内容是否正确，补充中文货名等（集装箱班轮除外）。 　　4．电脑预录入。根据客户确认舱单传真件后， 在业务电脑系统上输入舱单的各项内容，输入时注意提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。 　　5．往来函电处理。对于船舶到港前收到的船公司或其代理有关修改进口舱单的函电指示，在电脑系统上作相应更改，并尽快通知外勤业务员在给口岸单位的舱单上做相应的修改。 　　6．扣货通知的处理。 　　（1） 收到扣货通知后，应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货” 专用章和登记时间，并通知货主货已到，但暂不放货； 　　（2） 接到放货通知后，立即在台账和提单正反面加盖“可以放货” 专用章并登记时间、签名，同时通知货主办理提货； 　　（3） 放货通知和其他进口资料一并归档。 　　7．进口舱单制作或收集。 　　（1） 对于散杂货船进口，如无随船正本舱单，根据委托方的要求，代理应严格按照委托方或船长所提供的资料制作进口舱单，并要求其确认； 　　（2） 对于班轮，要求班轮公司提供符合要求的进口舱单，多家班轮公司共用舱位的情形下，应将多家班轮公司的进口舱单收集齐全； 　　（3） 将制作或收集齐全的进口舱单，在船舶到港前交给外勤人员签收； 　　（4） 对所有预抵船舶，按船舶航次、到港时间进行初步归档，并作适当标识。 　　（二） 船舶到港后的资料核对及提货单准备工作 　　1．进口舱单、提单等资料的接收。 　　（1） 船舶到港后，从船务部外勤处接收进口舱单、提单等有关进口单证、资料等，并在单证交接本上签收； 　　（2） 如有需本公司转交货主的随船文件，应妥善保管并在舱单相应的提单下注明，以便货主提货时交货主。 　　2．正本舱单的审核。根据收到的进口正本舱单，仔细核对已录入电脑的舱单资料，主要核对总票数、提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等，如发现不符合， 应以进口正本舱单为准进行修改，有疑问时，与船公司落实不符之处。 　　3．制作进口提货单。 　　（1） 打印进口提货单和条形码，将打印的提货单和舱单、随船提单进行核对； 　　（2） 如发现提单和舱单不符需及时和船公司或其代理联系； 　　（3） 如船公司电函确认为其舱单内容有误，原则上不允许直接修改进口舱单，进口业务员应将其书面更正指示保存在船公司更改通知文件夹中，作为以后货主来办理舱单更改手续时向海关提供的凭证； 　　（4） 船公司或其代理确认其提单内容有误，也应将其书面更改指示附在此票货的进口提单后面，以便在签发提货单时告知货主。 　　4．进口电子舱单发送海关。根据已审核无误的进口舱单于当日传输到海关电脑系统，并在海关电脑资料（舱单） 传送登记本上登记，注明海关舱单航次号、发送人和发送时间。 　　5．分船名航次打印进口登记台账，并按船公司分类归档，以方便客户办理进口提货手续。 　　（三） 通知收货人办理提货手续 　　1．发到货通知。 　　（1） 在收到进口正本舱单的当天，根据进口提货登记台账以电话或传真的形式发出到货通知，并在台账通知方式一栏中注明通知方式、日期、对方通知人； 　　（2） 若无法按舱单等单证内容与通知方或收货人取得联系，或舱单中未注明联系电话时，应及时向船公司或其代理查询，得到答复后根据所提供的联系资料发出到货通知； 　　（3） 对按港口规定需限时提取的危险品或其他特种货，应及时以书面或电话方式通知货主严格按要求提货，确保装卸作业正常进行。 　　2．货物催提通知。对货物到港后5 日内仍无人来办理提货手续的收货人，需再次发出到货通知，在进口单证台账中作好第二次催提记录，视情况报船公司或其代理，以便其通过发货人督促收货人及早提货。 　　（四） 审单及签发提货单 　　1．提单审核。如正本提单由提货人出具， 需对提货人所出具的提单进行审核，内容包括： 　　（1） 确认船公司对该票货物是否有扣货指示，如有，则及时协助收货人与船公司联系协助解决放货问题； 　　（2） 与舱单中该票货的有关内容是否一致； 　　（3） 提单是否为船公司正本海运提单，如船公司或其代理提供的有关单证资料中有签发提单复印传真件的，要将收货人出示的正本提单与提单复印传真件核对，以确认其真实性； 　　（4） 对于指示提单需审核背书是否连贯、完整； 　　（5） 海运费等费用是否到付，如是，则根据船公司的指示收取运费或其他费用； 　　（6） 对于记名提单，由该收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码，第一次提货需留身份证复印件；如收货人公司的公章不便外带，需有用其他印章代替公章背书的授权委托书，并用授权的其他印章背书； 　　（7） 对于指示提单（“CONSIGNEE” 一栏为TOORDER），需有发货人和收货人同时背书； 　　（8）如“CONSIGNEE”一栏为“TO ORDER OF XXX”则须有XXX的背书，最后提货人的公章背书须和本公司签发的提货单收货人一致。 　　2．正本提单的回收。要求提货人在正本提单背面加盖公章或该公司的授权章（需有授权证明书在本公司备案）、提货人签名、注明身份证号码及提货日期。分以下几种情况，收回正本提单，并在收回的正本提单上签字或盖核销章： 　　（1） 一般情况下收回三份正本中的一份即可，在特殊情况下按船公司要求收回全套正本提单，才可签发提货单； 　　（2） 对于改港货物，必须收回全套正本海运提单； 　　（3） 对于转船货物，能否接受收货人出具的全程海运提单，需依据舱单上注明或船东书面提示。 　　3．签发提货单。 　　（1） 确认提单及背书完全无误后，在提货单上加盖提货单签发章，经办人和审核人审核提货单有关内容，并在相应栏内签字； 　　（2） 指示提单的提货单上，必须标上实际收货人的单位全称； 　　（3） 提货单留底联上，要求实际收货人签字、盖章。 　　4．无单放货。对所有需要无单放货的提单在无单放货登记本上登记船名、航次、提单号、货名、货量、进口日期，由部门经理签字后，方可放货给收货人。无单放货有以下两种情况： 　　（1） 电报放货。船公司或委托方有明确书面指示已收回全套正本提单，可以放货给进口收货人，并有船公司授权之有关员工的签字和盖章，可直接放货给收货人。 　　（2） 保函放货。是否接受保函，原则上要由船公司确定。在接到收货人的保函后，传真给委托方签字确认后，方可放货给收货人。保函放货必须填写无单放货审批表，由部门经理或总经理审核后方可签发提货单交指定收货人。 　　5．归档。待该航次所有进口货签发提货单完毕后， 将进口业务的有关单证，包括正本进口舱单、提货单留底联、有效背书的正本提单、头程正本提单（如有） 等，连同与该票货有关的往来电函等一并归人航次档案，并在档案封面上登记有关的归档资料名 称，一般情况下文档保存期为3 年。 　　Unit 1 Scope of Freight Forwarding Services 　　foreign exchange 外汇/外国汇票 　　bills of lading 提单 　　commission agent 委托代理人 　　letter of credit 信用证 　　customs clearance 清关 　　special cargoes 特殊货物 　　project cargoes 工程货物 　　heavy crane 重吊 　　customs terminal 海关站 　　trade contract 贸易合同 　　general cargo 杂货 　　transit operations 运输过程 　　Unit 2 Incoterms 2000-Six Major Trade Terms 　　inland waterway transport 内河运输 　　clear the goods for export 办理货物出口清关手续 　　insurance policy 保险单 　　insurance premium 保险费 　　charges 费用 　　port 港口 　　point 点 　　premise 所在地 　　collection vehicle 提货的车辆 　　be in conformity with 与—相符 　　formalities 手续 　　packing costs 包装费用 　　transfer of risks 风险转移 　　in accordance with 根据 　　no obligation 无义务 　　mode of transport 运输方式 　　exchange control 外汇管制 　　Unit 3 Terms of Shipment in the Contract for the International Sale of Goods 　　ports of call 挂靠港/停靠港 　　expiry date 有效期 　　presentation of documents 交单 　　partial shipments 分批装运 　　shipping documents 装运单据/运输单据 　　liner transport 班轮运输 　　shipping by chartering 租船运输 　　sailing schedule 船期表 　　liner freight tariff 班轮运价表 　　weight ton 重量吨 　　measurement ton 尺码吨 　　direct additional 直航附加费 　　transshipment additional 转船附加费 　　port additional 港口附加费 　　port congestion surcharge 港口拥挤附加费 　　alteration of destination additional 变更卸货港附加费 　　deviation surcharge 绕航附加费 　　optional additional 选卸附加费 　　bunker surcharge 燃油附加费 　　additional for excess of liability 超额责任附加费 　　dispatch money 速遣费 　　（一）接受货主询价： 　　1、海运询价： 　　① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格； 　　② 主要船公司船期信息； 　　③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规） 　　2、陆运询价：（人民币费用） 　　①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格； 　　②各港区装箱价格； 　　③报关费、商检、动植检收费标准。 　　3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。 　　（二）接单：接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 　　1、船期、件数 　　2、箱型、箱量 　　3、毛重 　　4、体积 　　1×20’GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 　　1×40’GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT 　　1×40’HC=76CBM 12*2.7*2.38 　　1×45’GP=86CBM 　　5、付费条款、货主联系方法 　　6、做箱情况，门到门还是内装 　　（三）订舱： 　　1、缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。 　　2、加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。 　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 　　（四）做箱： 　　1、门到门：填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。 　　2、内装：填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。 　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP） 　　（五）报关（有时同时、有时先于做箱）： 　　1、了解常出口货物报关所需资料。 　　①需商检 　　②需配额 　　③需许可证 　　④需产地证 　　⑤需提供商标授权、商标品名 　　⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件） 　　⑦需提供商会核价章 　　2 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。 　　3、显示报关单所在货物的 “中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。 　　4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。 　　5、跟踪场站收据，确保配载上船。 　　6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 　　（六）提单确认和修改： 　　1、问明顾客“提单”的发放形式： 　　①电放：需顾客提供正本”电放保函”（留底），后出具公司”保函”到船公司电放。 　　②预借(如可行)需顾客提供正本”预借保函”（留底），后出具公司”保函”到船公司预借。 　　③倒签(如可行)需顾客提供正本”倒签保函”（留底），后出具公司”保函”到船公司倒签。 *此种情况下，多半是签发HOUSE B/L. 　　④分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。 　　⑤并单：应等船开以后3、4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单 　　⑥异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。 　　2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 　　（七）签单： 　　1、查看每张正本提单是否都签全了证章。 　　2、是否需要手签。 　　（八）航次费用结算： 　　1、海运费 　　①预付(FREIGHT PREPAID) 　　②到付(FREIGHT COLLECT) 　　2、陆运费 　　①订舱 　　②报关(包括返关之前己经报关的费用) 　　③做箱(内装/门到门) 　　④其他应考虑的费用： 　　冲港费、冲关费 　　商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改 　　（九）提单、发票发放（提单样本）： 　　1、货主自来取件的,需签收 　　2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证 　　（十）督促退单： 　　应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单” 　　（十一）海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料： 　　l、报关数据正确、舱单不正确的 　　①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件； 　　②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉； 　　③提单正本复印件两张； 　　④装箱单(Container Load Plan)复印件； 　　⑤更正单（三联、正本）。 　　2、短装（多报少出）、溢装（少报多出） 　　①船开5天（工作日）内没能及时更正的: 　　先交纳罚款金3000-5000; 　　货主重新提供的发票、装箱单（Packing list） 　　货主重新提供报关单 　　提单副本复印件（加盖”提单副本确认章”） 　　②船开5天（工作日）内更改的 　　提单副本复印件（加盖”提单副本确认章”） 　　正本、正确的报关单 　　正本、正确的发票、装箱单 　　国际快递知识及五大快递简述 　　快递，取于快速递送，一般是门到门的服务。国际快递也是如此，但比之国内快递，因其派送的范围以及海关口岸等因素的差别而显得复杂很多。 　　货物的包装 　　因国际快递要运送的时间和空间长，加之，一份快递自出货至妥投，要经多次搬运。所以货物的内外包装一定要牢固，要能经受长时间的长途跋涉和多人次的搬运，特别是一些易碎的物品更应该加强包装，必要的话可以用木箱包装，但最好不要用原木，只能用经过加工过的木材，否则要提供熏蒸证明。很多客户对这点是没什么意识的，这也无谓的增加了客户与货代之间的争议，如货物破损赔偿争议。 　　货物资料 　　对于货物本身，如果是特殊货物（比如仿名牌，纯电池等），一般是不能正常出口的，当然这不是绝对，不一样的渠道，不一样的价格也是可以出口的，比如DHL不能走电池，UPS则可以走。除此之外，客户在交货前应该备好货物商业发票（Commercial invoice）和装箱清单（PACKING LIST）。再者就是申报价值一定要准确，因为申报价值填高了就会产生关税，填低了可能会被扣货，所以尽可能接近货物的实际价值（也有的客人会按收件人的意思填写,为了避税）。很多时候客户会问货运公司国外的关税是多少，其实这问题是不能定性的，货运公司根本就不知道。因为每个国家的关税政策不尽相同，同样的产品和数量到不同的国家会产生不一样的关税。对于关税的有无或多少更不是货运公司所能控制的。所以一般税收的多少都是以账单为准的。有的国家清关时还需要收件人协助，比如巴西。 　　货物派送 　　货物派送常受货量的大小以及派送地区所影响。比如货量大的话，有时候也会分几次派送，DHL、UPS常这样操作。又或者货物派送地区是属于偏远的，时间上也可能会稍微延长1-2个工作日不等，另外还需要加收偏远附加费，最低RMB180/票或RMB3.6/KG，此费用一般由发件人支付。值得一提的是，TNT和EMS这两个渠道是没有偏远附加费的。 　　货物重量 　　国际快递以“KG”为计量单位，一般以0.5KG为计费单位（不足0.5KG需按0.5KG计，如1.3KG计1.5KG），且有首重和续重之分。21KG是区分大小货的零界限。 　　国际快递实行重量计泡，即计费重量取货物实际重量和材积重量两者较大的一方。材积重量=（长*宽*高）cm/6000，值得注意的是在量尺寸时是以每个边的最长的地方为准，且是进位计算。比如箱子的标准尺寸是22.5*50.8*33.1此件货应该按23*51*34计算。 　　费用计算 　　国际快递费用分为含燃油与不含燃油之分。比如UPS300KG以上到西欧国家的公布价是23.2/KG燃油附加费是22%(10月),这个价格加上燃油后就是23.2*1.22=28.3/KG，燃油附加费所占比额是比较大的，所以客户在询价时要问清是不是含燃油附加费。 　　五大国际快递优劣 　　FedEx—美国联邦快递 　　美国联邦快递给人印象最深的就是价格偏贵，但其服务却也不是盖的。联邦快递到东南亚地区的21KG以上的大货很有优势，且时效相当快，1-2天不等。 　　1、对货物的要求：（宽+高）*2+长大于或等于330CM，此件货不足68KG的话，需按68KG计算收费，还需加收2元/KG的处理费，且单边最长不得超270cm. 。 　　2、如果一票多件的货物中有一件重量为68KG，那么此票货其它不足68KG的也需按68KG计算收费。即：68*件数=计费重量。 　　UPS—美国联合包裹 　　UPS国际快递在价格时效等方面都比较适中，不慢不快，不贵不惠。但UPS到西欧的大货较之其他快递优势要大，价格也相对便宜。 　　1、对货物的要求:货物单件不得超68KG最长不超270cm,(宽+高)*2+长<330cm 　　2、额外费用比较多。如木质包装和椭圆包装，旅行箱包装等要收取40HKD的操作费。 　　DHL---德国邮政 　　与UPS相比，两者相当，但DHL经常会有一些特价活动，比如美国（+101KG39/KG）和中东部分国家。时效也相当的快捷。 　　对货物的要求：DHL对货物没什么要求（符合安全就好）。 　　TNT---荷兰天地快运 　　TNT国际快递整体上来说一般，价格不贵亦不惠，时效不稳定，当然一般也是在2-4个工作日不等。我司走TNT的货也比较少。据客户反映，TNT给人印象不一，有反映好的，也有不好的。不过总体而言，TNT能立足国际快递四巨头之一，想必也不是“无的放矢”。 　　TNT对货物的要求：单件不得超30KG，最大尺寸为100cm*60cm*70cm 　　EMS---国家邮政 　　EMS最大的好处就是免费退回货物，再者就是价格相当便宜。但相对的EMS的时效慢，服务也较为滞后。但一般特殊的货物（如仿货，电池等），选择EMS快递是个不错的选择，因为EMS快递一来是限制比较少，二来是EMS快递的清关能力强（毕竟是政府开的）。 　　EMS对货物的要求：一票货只能走一件货，且不得超过30KG，以每0.5KG为计算单位(多少都是这样计算)。值得一提的是，EMS快递是不计泡的，走的是实重，即不需要量体积重量的（俗话说的“泡货”）。 　　现在无论是在那个港口附近，都潜伏着一大堆货代， 有好的也有坏的。作为我们货主而言，要做的就是发货前把什么东西都书面确认好， 否则将来有麻烦的话真的不好讲。出现这种扯皮的事情，我们抓不着什么证据。 　　我的做法如下： 　　1.客人指定的货代， 订舱前我先电话通知他传出货的大致费用，如果我觉得高了，一定要侃价完了保留一份最终价格。以前不懂得这样做，往往出货后等要出提单时，他传一个费用单过来叫我们付钱，一看傻眼了， 什么都那么贵， 晕倒！ 侃价来不及了，人家不理你了， 看你要不要提单？ 　　2.出货过程中有什么保函之类的也要书面留底。 　　3.签提单前确认要船东单， 如果不能出船东单， 要他出示一份保证不无单放货的保函， 中英文的（约束他国外代理）， 没有格式？ 我拟好了，传过去，叫他盖公章。 　　4.如果港杂费的银行帐号与操作货代不是同一名称的，要出保函！ 不然我哪里知道钱是不是真正汇给你了， 那可是别人的帐号啊， 这可以有效预防那些小的挂名的货代。这些保函的格式平时都写好了，只要传过去，完了他盖好章， 连同港杂费的发票一块送来，我们才安排去付款。 　　因此，在和货代操作上，虽然有些繁琐，但我基本没出现过什么问题。

上一页1 2 下一页