[货物代理]什么是国际货运代理？

　　（一）接受委托 　　1．揽货人员或客户服务人员在对客户报价时，必须核实相关运价、运输条款、船期，在确定有能力接受委托的情况下，如实告知客户完成此次委托所需时间和船期，并按公司对外报价表向客户报价，如所报价格低于本公司公布运价，则按公司《运价管理规定》执行。 　　2．当客户接受报价并下委托时，揽货人员或客户服务人员有责任向客户提供该公司的空白集装箱货物托运单，也可接收客户自己的托运单；但此类托运单应包括该公司托运单的主要条款，如托运单上无运价，则需将有关书面报价附于其后（对合约客户、公司的老客户已在电话中确认的运价可不在托运单上显示）。同时要求客户在托运单上签字、盖章（境外客户、托运私人物品的非贸易订舱者签字即可），如客户不能及时提供内容详细的托运单，则必须在装船前补齐，否则由此产生的费用由客户负责。 　　3．接受客户的委托后，揽货人员应详细填写业务联系单。揽货人员在通知客户服务人员订舱的同时，把业务联系单和上述客户订舱资料交给客户服务人员。 　　4．对不符合本控制程序的订舱委托，客户服务人员可以拒绝接受订舱，并有义务向部门经理汇报。 　　（二）操作 　　1．一旦接受客户订舱，应尽快安排向船公司订舱及安排拖车、报关事宜（客户自拖、自报除外），并从拖车公司那里获取箱号、封条号； 　　2．尽快按委托书要求制单，并传真给客户确认。如有需要，还应将目的港代理打印在提单上，并在货物装船前完成单证校对工作； 　　3．认真填写操作过程记录，对需换单转船、电放的委托应有记录，并提供给相关部门； 　　4．客户服务人员将计费人员已签字盖章的收费单交给客户（或揽货人员）；揽货人员有责任及时向客户催收运费或按合同（或协议）规定，定期向客户催收运费； 　　5．客户服务人员应及时通知报关行等分承包方，退回有关资料，如出口退税核销单、报关手册等，这些资料需退还给客户，揽货人员有责任对客户服务人员给以提醒； 　　6．当客户或揽货人员询问二程船信息时，客户服务人员应给予提供。 　　（三）提单签发 　　提单签发人员必须核实货物已装船离港，验证运费收取满足合同（协议）中运费支付条款后，才能签发此次委托所对应的提单，具体操作按提单签发管理规定进行。 　　第二节进口货运代理业务流程 　　进口货运代理业务分为船舶到港前的准备工作和船舶到港后的准备工作，然后是审查提单等有关单证，签发提货单给收货人提货，最后，还要做好每一航次船的文件归档工作。 　　（一）船舶到港前的资料准备及电脑初步录入工作 　　1．建立航次档案。船舶到港前，收到船公司或其代理的传真舱单/放货特别指示（如有）等有关资料，建立相应的船舶航次档案。 　　2．初步审核相关资料。初步审核传真舱单，主要根据海关要求审核舱单上每票货的中文货名、收货人、质量、件数等。 　　3．预报船舶动态。船舶到港前10天、7天、5天、3天、1天，向进口舱单的收货人或通知人发“船期预报”，并向收货人确认舱单内容是否正确，补充中文货名等（集装箱班轮除外）。 　　4．电脑预录入。根据客户确认舱单传真件后，在业务电脑系统上输入舱单的各项内容，输入时注意提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等的准确性。 　　5．往来函电处理。对于船舶到港前收到的船公司或其代理有关修改进口舱单的函电指示，在电脑系统上作相应更改，并尽快通知外勤业务员在给口岸单位的舱单上做相应的修改。 　　6．扣货通知的处理。 　　（1）收到扣货通知后，应在台账和该票二程提单正反面盖“暂不放货”专用章和登记时间，并通知货主货已到，但暂不放货； 　　（2）接到放货通知后，立即在台账和提单正反面加盖“可以放货”专用章并登记时间、签名，同时通知货主办理提货； 　　（3）放货通知和其他进口资料一并归档。 　　7．进口舱单制作或收集。 　　（1）对于散杂货船进口，如无随船正本舱单，根据委托方的要求，代理应严格按照委托方或船长所提供的资料制作进口舱单，并要求其确认； 　　（2）对于班轮，要求班轮公司提供符合要求的进口舱单，多家班轮公司共用舱位的情形下，应将多家班轮公司的进口舱单收集齐全； 　　（3）将制作或收集齐全的进口舱单，在船舶到港前交给外勤人员签收； 　　（4）对所有预抵船舶，按船舶航次、到港时间进行初步归档，并作适当标识。 　　（二）船舶到港后的资料核对及提货单准备工作 　　1．进口舱单、提单等资料的接收。 　　（1）船舶到港后，从船务部外勤处接收进口舱单、提单等有关进口单证、资料等，并在单证交接本上签收； 　　（2）如有需本公司转交货主的随船文件，应妥善保管并在舱单相应的提单下注明，以便货主提货时交货主。 　　2．正本舱单的审核。根据收到的进口正本舱单，仔细核对已录入电脑的舱单资料，主要核对总票数、提单号、收货人、卸港、存货地、中文货名、规格型号（如有）、件数、毛重、体积、箱号等，如发现不符合，应以进口正本舱单为准进行修改，有疑问时，与船公司落实不符之处。 　　3．制作进口提货单。 　　（1）打印进口提货单和条形码，将打印的提货单和舱单、随船提单进行核对； 　　（2）如发现提单和舱单不符需及时和船公司或其代理联系； 　　（3）如船公司电函确认为其舱单内容有误，原则上不允许直接修改进口舱单，进口业务员应将其书面更正指示保存在船公司更改通知文件夹中，作为以后货主来办理舱单更改手续时向海关提供的凭证； 　　（4）船公司或其代理确认其提单内容有误，也应将其书面更改指示附在此票货的进口提单后面，以便在签发提货单时告知货主。 　　4．进口电子舱单发送海关。根据已审核无误的进口舱单于当日传输到海关电脑系统，并在海关电脑资料（舱单）传送登记本上登记，注明海关舱单航次号、发送人和发送时间。 　　5．分船名航次打印进口登记台账，并按船公司分类归档，以方便客户办理进口提货手续。 　　（三）通知收货人办理提货手续 　　1．发到货通知。 　　（1）在收到进口正本舱单的当天，根据进口提货登记台账以电话或传真的形式发出到货通知，并在台账通知方式一栏中注明通知方式、日期、对方通知人； 　　（2）若无法按舱单等单证内容与通知方或收货人取得联系，或舱单中未注明联系电话时，应及时向船公司或其代理查询，得到答复后根据所提供的联系资料发出到货通知； 　　（3）对按港口规定需限时提取的危险品或其他特种货，应及时以书面或电话方式通知货主严格按要求提货，确保装卸作业正常进行。 　　2．货物催提通知。对货物到港后5日内仍无人来办理提货手续的收货人，需再次发出到货通知，在进口单证台账中作好第二次催提记录，视情况报船公司或其代理，以便其通过发货人督促收货人及早提货。 　　（四）审单及签发提货单 　　1．提单审核。如正本提单由提货人出具，需对提货人所出具的提单进行审核，内容包括： 　　（1）确认船公司对该票货物是否有扣货指示，如有，则及时协助收货人与船公司联系协助解决放货问题； 　　（2）与舱单中该票货的有关内容是否一致； 　　（3）提单是否为船公司正本海运提单，如船公司或其代理提供的有关单证资料中有签发提单复印传真件的，要将收货人出示的正本提单与提单复印传真件核对，以确认其真实性； 　　（4）对于指示提单需审核背书是否连贯、完整； 　　（5）海运费等费用是否到付，如是，则根据船公司的指示收取运费或其他费用； 　　（6）对于记名提单，由该收货人加盖公章背书、签名并填写身份证号码，第一次提货需留身份证复印件；如收货人公司的公章不便外带，需有用其他印章代替公章背书的授权委托书，并用授权的其他印章背书； 　　（7）对于指示提单（“CONSIGNEE”一栏为TOORDER），需有发货人和收货人同时背书； 　　（8）如“CONSIGNEE”一栏为“TOORDEROFXXX”则须有XXX的背书，最后提货人的公章背书须和本公司签发的提货单收货人一致。 　　2．正本提单的回收。要求提货人在正本提单背面加盖公章或该公司的授权章（需有授权证明书在本公司备案）、提货人签名、注明身份证号码及提货日期。分以下几种情况，收回正本提单，并在收回的正本提单上签字或盖核销章： 　　（1）一般情况下收回三份正本中的一份即可，在特殊情况下按船公司要求收回全套正本提单，才可签发提货单； 　　（2）对于改港货物，必须收回全套正本海运提单； 　　（3）对于转船货物，能否接受收货人出具的全程海运提单，需依据舱单上注明或船东书面提示。 　　3．签发提货单。 　　（1）确认提单及背书完全无误后，在提货单上加盖提货单签发章，经办人和审核人审核提货单有关内容，并在相应栏内签字； 　　（2）指示提单的提货单上，必须标上实际收货人的单位全称； 　　（3）提货单留底联上，要求实际收货人签字、盖章。 　　4．无单放货。对所有需要无单放货的提单在无单放货登记本上登记船名、航次、提单号、货名、货量、进口日期，由部门经理签字后，方可放货给收货人。无单放货有以下两种情况： 　　（1）电报放货。船公司或委托方有明确书面指示已收回全套正本提单，可以放货给进口收货人，并有船公司授权之有关员工的签字和盖章，可直接放货给收货人。 　　（2）保函放货。是否接受保函，原则上要由船公司确定。在接到收货人的保函后，传真给委托方签字确认后，方可放货给收货人。保函放货必须填写无单放货审批表，由部门经理或总经理审核后方可签发提货单交指定收货人。 　　5．归档。待该航次所有进口货签发提货单完毕后，将进口业务的有关单证，包括正本进口舱单、提货单留底联、有效背书的正本提单、头程正本提单（如有）等，连同与该票货有关的往来电函等一并归人航次档案，并在档案封面上登记有关的归档资料名。 　　货代是国际贸易活动中的十分重要的一环，在具体的货代业务中，它的实际操作性极强，具体的货代操作流程对于提高相应的货代业务的效率的作用十分的明显，同时它还要求货代人员有极高的业务素质能力。因此，相关货代业务人员需要了解具体的货代操作流程。 　　货运有风险？保运通为您提供专业的货运保障！ 　　货代操作流程之接单： 　　原则上应成为日常中最优先的工作环节，要求接单必须快捷、高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。 　　1、审核客户委托内容和确认客户服务要求：接单人员必须预先审核客户的委托内容；接单人员必须预先确认客户服务要求。 　　2、运价核对、确认：客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。 　　3、舱位确认：根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。 　　货代操作流程之订舱： 　　一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。 　　1、新建委托。 　　2、订舱过程。环节包括：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等。订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确。 　　3、舱位通知。订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。 　　货代操作流程之拖车/内装： 　　必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。 　　1、拖车安排：得到相关销售或者客服确认后方能安排；安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点；同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约；向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排(包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认);对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间；安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等。 　　2、内装安排：得到相关销售或者客服确认后方能安排；根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间；向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托；向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排；向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求；跟踪到货物情况；跟踪装箱、装箱单、进港。 　　货代操作流程之报关： 　　得到相关销售或者客服确认后方能安排；根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。； 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况；收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理；在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行；对于报关资料，要求复印留底;对于重要报关资料如核销单等，必须在做登记；跟踪反馈报关结果。 　　保运通提醒：总体而言，在实际工作的货代业务过程中，货代操作流程通常划分为以下接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他各环节，这些环节相辅相成，环环相扣。 　　许多负责进口采购或进出口业务的人员，都会抱怨进口原料和产品的周期很长。但问到他们为什么会这样长时，得到的答案又过于简单。往往是说，进口商、国外厂商或货代就是这样说的。而这种敷衍或推脱使得我们减少了对整个进口渠道进行改进的动力或机会。 　　许多情况下，都是信息或单证滞后于供应链中的实际工作步骤。如很多公司在向国外厂商订货之后，往往是被动地等待，特别是等货到达港口后好几天才得到货代或承运人的到货通知。可能有的公司会把这归结于货代或承运人的服务质量差，但仅此而已。事实上，我们在这里应更多地采取积极主动的办法： 　　一、通过对整个流程的了解，要求相关的服务商提供及时准确的信息。所谓及时，不仅指等到每个步骤完成之后的信息通报，而是尽可能地要求渠道中的服务商或供应商提供事先的预报。如对报关的处理，较为传统的做法是等到货物抵达之后，从货代或承运人处获得了相关单证(装箱单和商业发票等)，才开始报关的动作。结果是，有时由于单证的传递或对错误单证的更正处理时间延迟了报关的时间，必然产生了额外的仓储费用(许多的承运人和货代一般都提供免费存储的时间)和滞报金。一个较好的解决办法应该是，在货物抵达之前就从发货人那里取得相关的单证，从而使报关的动作更为从容。 　　二、对各个步骤的衔接事先做严密的计划(甚至时间表)，同时对各方在其中的责任事先确定清楚。 　　三、与供应渠道的各个参与者共同压缩周期时间，直到供应商的生产周期。对整个国际货运(特别是进口业务)的周期时间的控制是非常重要的。由于它的周期一般比较长，不稳性也相应地增加了。 　　根据在以前对产品以及原材料库存控制的多数文章中，我们知道这种较长的周期及过大的不稳定性，使得我们在对供应链库存水准设计时，不得不考虑设置较高的周期库存和安全库存。否则，我们将不得不降低供应渠道的期望服务水准。这势必造成经常性的货物短缺。在解决上述问题时，目前较多采用电子商务、保税仓库及供应中心(SupplyCenter)等新的手段和概念。

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