[货代操作流程]教科书级的货代操作流程

　　一、接受货主询价 　　1、海运询价： 　　①需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格；②主要船公司船期信息；③需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规） 　　2、陆运询价：（人民币费用） 　　①需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；②各港区装箱价格；③报关费、商检、动植检收费标准。 　　3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。 　　二、接单（接受货主委托） 　　接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 　　1、船期、件数 　　2、箱型、箱量 　　3、毛重 　　4、体积各项型最大体积为：(长*宽*高)可装体积，可装重量1×20’GP=31CBM6*2.38*2.382517MT1×40’GP=67CBM12*2.38*2.385525MT1×40’HC=76CBM12*2.7*2.381×45’GP=86CBM（注：GPgeneralpurpose普通箱；CBMcubicmetre立方米；MTmetricton公吨；HChighcubic高箱） 　　5、付费条款、货主联系方法 　　6、做箱情况，门到门还是内装 　　三、订舱 　　1、缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。 　　2、加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。 　　3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 　　四、做箱 　　1、门到门：填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1——2天排好车班。 　　2、内装：填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1——2天排好车班。 　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP） 　　五、报关 　　1、了解常出口货物报关所需资料。①需商检②需配额③需许可证④需产地证⑤需提供商标授权、商标品名⑥出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦需提供商会核价章。 　　2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packinglist)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。 　　3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。 　　4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。 　　5、跟踪场站收据，确保配载上船。 　　6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 　　六、提单确认和修改 　　1、问明顾客“提单”的发放形式：①电放：需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。②预借(如可行)需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。③倒签(如可行)需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。*此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.④分单：应等船开以后3——4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。⑤并单：应等船开以后3——4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单⑥异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 　　七、签单 　　1、查看每张正本提单是否都签全了证章。 　　2、是否需要手签。 　　八、航次费用结算 　　1、海运费①预付(FREIGHTPREPAID)②到付(FREIGHTCOLLECT) 　　2、陆运费①订舱②报关(包括返关之前己经报关的费用)③做箱(内装/门到门)④其他应考虑的费用：冲港费/冲关费商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改 　　九、提单、发票发放（提单样本） 　　1、货主自来取件的,需签收 　　2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号”等要素以备日后查证 　　十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单” 　　十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料: 　　l、报关数据正确、舱单不正确的①经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；②场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；③提单正本复印件两张；④装箱单(ContainerLoadPlan)复印件；⑤更正单（三联、正本）。 　　2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）①船开5天（工作日）内没能及时更正的：先交纳罚款金3000-5000;货主重新提供的发票、装箱单（Packinglist）货主重新提供报关单提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”）②船开5天（工作日）内更改的提单副本复印件（加盖“提单副本确认章”）正本、正确的报关单正本、正确的发票、装箱单。 　　来源：海运网 下文详情介绍货运代理一般海运操作的详细流程： 一、订舱 1．贸易商向货代订舱（订舱必须显示：托运人/发货人、船公司/船名/航次或船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章） 2．客服人员收到订舱单后，需确认订单 到付货FOB/EXW/FCA：跟国外确认 预付货：Sales（预付货）跟贸易商核对运价，在确认后由Sales在订舱单上签字确认，然后再根据自编的S/O号向相应船公司订舱。 3．客服人员需跟船公司确认舱位。订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入公司内部系统 4．制作对应的操作通知单，注明与订舱信息相符的信息，发送给贸易商，以便贸易商安排好货物及单据的递送。 进仓：进仓通知单 拖卡：拖卡装箱通知单 自拉自报：自拉自报协议书 *EXW/FCA：由客人提供提货通知书，货代安排车队去提货送仓 二、进仓、拖车、自拉自报→报关 1．贸易商行为 ① 进仓： 贸易商收到进仓通知单后，在确认内附信息无误可以进仓后，需按照进仓单上的时间地址准时进仓。报关资料需在规定时间内寄送到货代处，以便货代安排报关。 ② 拖卡： 贸易商如需货代安排拖卡报关，需在接收到货代提供的拖卡装箱通知单后进行确认，如确认无误后需将安排拖卡的相关信息（拖卡时间、地点、联系人、装箱数据）正确无误地补充到通知单内，回传给货代。同时，需将报关资料准备齐全在货代规定的时间内寄送到位。 ③ 自拉自报： 贸易商如需自拉自报，请在确认好货代提供的自拉自报协议书上的相关订舱及费用信息后，将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回传货代，再在收到货代关于船公司已放舱的通知后，凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱单后自行安排装箱进港，并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代。另报关也由贸易商自行安排其他货代或报关行进行办理。 2．货代行为 ① 进仓： 在贸易商货单均到的情况下安排出运：整柜货，通知仓库提箱装箱安排进港，接收仓库提供的箱封号进行截单；拼箱货，转交客服进行拼箱信息（顺序、箱型、是否安排装箱等）确认，通知仓库进行提箱装箱进港，接收仓库提供的箱封号进行截单。报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。 *货代确认贸易商到单到货情况须知： ⑴ 货物进仓情况： 已入仓： 需确认货物与客人订舱数据是否相符，跟仓库确认货物是否有存在破损变形油污等情况。如有发生破损等情况，需跟贸易商确认。确认能出运的，需让贸易商提供相应的保函；不能出运的，请配合贸易商进行返工行为。（到付货FOB原则上需跟国外进行确认是否能出运，预付货需跟贸易商进行确认） 未入仓： 需立刻跟贸易商进行确认是否出运，如仍需出运，需告知贸易商最晚截止送单送货时间。同时通知客服，由客服来确认是否等该贸易商的货。 ⑵ 报关资料接收情况： 已接收： 做好登记、整理、存档工作，与贸易商订舱的信息进行基本数据核实，并查看资料是否齐全。提前移交至报关行进行审单（尤其是需要进行商检的单子，需提早交到报关行进行商检换单） 未接收： 需立刻跟贸易商进行确认单据寄送到位的时间，并确认是否有商检等特殊情况。如无法在规定时间内寄送到，应由贸易商提供正确完整的扫描件到我司，正本在报关日当天之前务必送到报关行。 ② 拖卡： 在收到贸易商回传的拖卡装箱通知书后，根据贸易商提供的信息以及所安排船期的截单进港时间通知合作车队安排提箱、拖卡装箱、进港等操作。并在车队进行安排后告知贸易商前往拖卡的车队信息以便贸易商进行核对。在车队提到箱子后，货代根据车队提供的箱封号等信息进行截单。 报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。 ③ 自拉自报： 货代只需根据贸易商提供的舱单信息进行截单，在船公司规定的截单时间内将内容填写完整且正确的舱单发给船公司，并确保船公司已接收。 报关事项由贸易商自行安排。 三、单证确认→费用→签单→归档 1．单证确认： 在贸易商到单到货并且已有初步出运信息后，货代单证需根据贸易商之前提供的订单进行提单相关信息录入工作，及时发送至贸易商进行确认，直到确认完毕。 注：签单后贸易商要求修改提单，货代需视情况加收费用。 2．费用： 确认出运后，货代需制作费用，发送到贸易商处由贸易商进行确认开票事宜。在贸易商确认后，货代开具发票寄送至贸易商以便其付款买单。特殊费用的需跟客服/Sales进行确认。 3．签单 ① 货代提单： 货代在跟船公司确认好离港信息后，单证需将确认完毕的提单签出，在客服确认无误并且签字后上交财务保管。财务在确认收到贸易商付款后将提单盖章后，将提单退到单证手中，由单证寄送给客人或帮贸易商安排电放。 注：贸易商要求电放的提单需收到贸易商提供的电放保函正本、电放费和提单正本后方能安排电放 ② 海运提单： 海运提单由船公司签出，货代在收到船公司的海运提单后：正本提单，需将其中一正一副留底归档，剩下两正两副需正本寄出到国外代理；电放提，需出具电放保函到船公司以便船公司安排电放给货代；Seaway bill，只需将seaway bill跟货代提单一起归档转交客服进行下一步操作即可。 4．归档 客服在收到船公司的海单文件后，整理好与这票单子相关的海运费用、货代提单信息进行整合后扫描存档，扫描件发送至国外。另需将该票单子进行关闭归档。 四、其他 1．如由货代安排拖车/进货代仓库的并且由货代安排报关的货物，货代操作应在船公司的免费用箱期内安排拖柜，并在免堆期内安排进港，避免产生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知贸易商，要求其书面确认，并做好登记。 2．贸易商因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。 3．提单缮制注意事项： ① 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL’S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO.,DELIVERY AGNET 等。 ② 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如件毛体数据、品名、船名/航次、箱封号等不可更改。切记报关单、提单、舱单三单上的品名、件毛体数据等数据须保持一致。 ③ 贸易商要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。 ④ 原则上不能同意贸易商倒签提单的要求。 ⑤ 海运提单原则上归货代所有，不能提供给贸易商海运提单，出给贸易商的提单是由货代提供（贸易商要求出直单的情况除外）。 撤货总是有时候难以避免的，无论是货代还是货主都不希望此类的事情发生。 流程：　 一、 出口直航货物的撤货 1、 刷卡后主单未放行的撤货 (1)、调度部向报关部提供”撤货申请”及对应主单 (2)、报关部删单 (3)、报关部将经海关确认可以撤货的主单退调度部 (4)、仓储部持经确认的主单到现场撤货。 2、 主单已放行的撤货 (1)、调度部向报关部提供”退关申请”及对应主单 (2)、报关部退关 (3)、报关部将已盖”退关”章的主单退调度部 (4)、仓储部持”退关”主单现场撤货 3、 主单放行后需更换主单发运的撤货 (1)、调度部向报关部提供申请及原放行主单 (2)、报关部做删单(重报) (3)、报关部将已盖”退关”章的原已放行主单退调度部 (4)、仓储部持”退关主单”现场撤货 二、 出口转关货的撤货 1、 刷卡后未放行推迟发运的撤货 (1)、调度部向报关部提供撤货申请 (2)、报关部删单(重报) (3)、报关部将经海关确认可以撤货的”入货章”退调度部 (4)、仓储部持已经海关确认的”入货章”现场撤货 2、 已放行推迟发运的撤货 (1)、调度部向报关部提供”撤货申请” (2)、报关部删单 (3)、报关部将经海关确认可以撤货的”入货章”退调度部 (4)、仓储部持经海关确认的”入货章”现场撤货 3、 已放行不发运的撤货 (1)、货主提供退关申请 (2)、报关部退关 (3)、报关部将经海关确认可以退关的”入货章”退调度部 (4)、仓储部持经确认的”入货章”现场撤货 4、 货物抵达出境地后的撤货 (1)、货主、调度向报关部各提供申请 (2)、报关部持申请向海关提交三级审批 (3)、经审批同意，货回机场海关监管库 (4)、调度部向报关部提供关封及有武警签字的车本 (5)、报关部退关 (6)、报关部向调度部提供’异常情况’ (7)、仓储部持”异常情况”现场撤货 (8)、退关手续完毕，报关部将车本退调度部。 简单粗暴版 询价—报价—确认BOOKING—向船公司定舱—船公司放S/O—拿S/O提柜—做柜—-还柜–报关–放行—提供补料—-对单确认–开DEBIT NOTE—付款—-放单 询价，报价自不必说了，就是问你多少钱，你再告诉他一个价钱喽。 从BOOKING说起。 1、确认BOOKING：第一次传的BOOKING可以不用写那么详细，写上公司名称/目的港/几个柜/什么柜型/品名/要配哪水船/谈好的价格就行，最后为了保护双方的利益最好盖上公章。 2、向船公司定舱：货代接到BOOKING后根据和客户谈好的情况让操作向船公司安排舱位。 3、船公司放S/O：船公司确认有舱并放S/O （SHIPPING ORDER）给货代。S/O是提柜，装船的凭证。 4、拿S/O提柜：拿到S/O后根据S/O上面写的指示打单，并去指定地点提柜。打单后才会产生柜号和封条号。封条其实就是个塑料和金属制成的锁头，是一次性的而非概念中的那种纸制贴上去的封条。当然MSC这个船公司是不需要打单就可以S/O上面的显示直接去指定地点提柜就行。此间会产生打单费（一般为30），有时会出现提柜的时候会有个吊柜费，出重柜的时候也可能会有一个选重费（根据船公司的）。 5、做柜：拖车拉了吉柜（空柜）去工厂装柜也叫做柜。 6、还柜：装完柜子，打上封条，拉回码头堆场，也可以叫还场。（空柜还场也叫返空柜的话要交纳返空费，船公司不同费用不同）。 7、报关：拖车一过闸，海关的系统上有显示过闸，就可以开始报关了。快的话半天就可以报出来，慢的话要等上一天。如果运气不好碰到查柜，货没问题查的快点，海关瞄一眼就走的话，出个查柜费了事，盐田一般是550（码头不同费用也不同）如果还柜还的晚，海关又把货全掏出来一个个查，那么完了，等着上下水船吧。所以尽量早还柜。截关当日报关被查柜的概率最大。当然查不查你的柜子还是和你的品名，海关大爷的心情有关系。 8、放行：没问题了，放行了，就等着安排装船了。可以送口气了。 9、提供补料：因为第一次的BOOKING上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，就要提供补料。 10、对单：三方对单。货代和客人对，船公司和货代对。对好无误，确认。 11、开DEBIT NOTE：船公司向货代开，货代向客开。确认无误，就按指定帐户付款（汇率问题一定和你的客人谈好，不要小看了那几分的汇率差，也许只有那几块钱的差别也会让你的客人搞的很不开心，影响下次合作）。 付完款了，到帐后，就可以给你的客人放提单了（如果是电放就电放）如果是到付，月结的情况另说了。

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