[货物代理]货代操作流程

　　一、货代操作流程的接单部分 　　接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。(注)对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。 　　1、审核客户委托内容和确认客户要求(客服或者接单员) 　　(1)接单人员必须预先审核客户的委托内容。 　　客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。 　　(2)接单人员必须预先确认客户要求。(客服或者接单员) 　　普通要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。到/预付订舱确认即对(1)内容的确认;对于拖车/内装、商检和报关的要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、要求时间等，注明在客户订舱单上。特殊要求一般包括是否需要：普通外其他的附加。对于特殊要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排。 　　2、运价核对、确认(客服或者接单员) 　　客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他费用进行确认。 　　(1) 对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他费用是否正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。(注) 特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认 　　(2) 对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。 　　3、舱位确认(客服或者接单员) 　　根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。 　　二、货代操作流程的订舱部分 　　一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。 　　1、新建委托 (订舱操作员) 　　订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、要求、提单要求、船名航次(如可能)、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理(如需要)等。 　　2、订舱过程(订舱操作员) 　　订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。 　　3、舱位通知 (订舱操作员) 　　无论是否需要我司代为提供当地各项的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。 　　三、拖车/内装(调度) 　　客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。 　　1、拖车安排 　　(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排 　　(2) 根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间;如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险 　　(3) 安排拖车前，根据前期约定的拖车时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点 　　(4) 同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行要求预约 　　(5) 向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排(包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认);对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。 　　(6) 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等 　　(7) 必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂 　　(8) 跟踪装箱、装箱单、进港 　　(9) 其他注意事项 　　在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记。 　　2、内装安排 　　(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排 　　(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险 　　(3) 根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间 　　(4) 向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。清晰显示配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、 协议费用等 　　(5) 向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排(包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认) 　　(6) 向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求 　　(7) 跟踪到货物情况 　　(8) 跟踪装箱、装箱单、进港 　　四、货代操作流程的报关部分(操作员) 　　(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排 　　(2) 根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险 　　(3) 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况 　　(4) 收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理 　　(5) 在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行 　　(6) 对于报关资料，要求复印留底;对于重要报关资料如核销单等，必须在做登记 　　(7) 跟踪反馈报关结果 　　五、货代操作的流程相关文件部分 　　1、提单确认 (文件员) 　　(1) 提单确认件的膳制和发送 　　提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送 　　(2) 催促提单确认件 　　一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件 　　1、真诚和热情。 　　虽然竞争激烈，许多进出口公司或者外贸业务员都有自己合作的伙伴，介入的可能性小，但大家还是要热情和认真的追踪。这里的追踪是要保持不断的联系，和不断的交流，不用刻意追求什么定单，而是先交朋友。我现在用的货代就是从别人介绍到成为朋友，有时虽然收费高，但我仍然安排货物由他负责。因为信任和稳定比服务费更重要。之所以，许多外贸公司不好打入，也是由于外贸公司考虑稳定的一个原因。 　　2、运价方面的实力。 　　一个韩国集装箱，你报260，他报220，当然你不具备优势。为什么价格会有差距，因为客户关系问题。APL的北京地区经理还要请我吃饭呢，你说我拿的价格能和普通公司拿的价格一样吗？肯定不一样。所以，现在许多货代和船公司的业务都是朋友，就是靠朋友拿一些价格低的运价来接业务。但大家这里也要知道一点，不是价格低就一定好。因为外贸公司的业务员不会太刻意追求运费的高低，在之前就预估了运费。常做进出口的都希望价格稳定。这便于核算成本。毕竟合同要长期做。虽然，南方有些小工厂也在出口，价格压得低，不能作为普遍来讨论。 　　这里建议大家可以建立自己的优势航线，有些货运公司就明确表示，走美加我最优惠，有的是日本，等等。建立一个自己在你所在地区最优惠的价格是你迈向成功的一个基石。我曾在经理会上讲，要建立小范围垄断。垄断就是优势，你获得了别人没有的优势，那么你就有了成功的可能。 　　3、持之以恒的关心你的顾客。 　　有些货代送了一趟名片，然后就消失了，这样不好，如果你想获得一个客户，需要不断在你的客户和潜在客户名单中不断联系，建立你的客户群，建立你的客户熟悉，建立你的服务优势。每个月或每两个月打个电话。我们要求业务人员每个月都要访问大客户，虽然没有合同，但相互交流也帮助今后的合作。 　　4、建立和海关的良好合作关系。 　　这的确是一个可以打动外贸公司的一个地方。中国加入WTO以后，许多公司，工厂都获得了进出口经营权从事自营工作，但业务人员没有很好的综合水平，因此，报关，通关都需要货代的帮助。你有良好的海关关系可能比运费高低更重要。 　　5、单证业务能力要强。 　　要能帮助客户了解，解释单据，甚至帮助客户做单据。这是一个基础知识能力。并不是所有的外贸人员都了解单证的，有时你就是他们的老师，要给他们解释需要什么单据。可能他们能卖出产品给外国客户，但未必了解外贸必须的单据。 　　6、和船公司保持良好的关系。 　　这里说的是有些船公司可以免除洗箱费和修箱费。这是可以帮助进口公司可以做到的服务，很容易产生良好的印象。 　　7、有一家外贸合作公司。 　　现在一些工厂也在出口，未必有进出口权，但也有外国厂商通过互连网找来了，那么你在揽业务的同时，发现这种没有进出口权的工厂，就可以帮助他。既揽了业务，又代理了出口。 　　8、和保险公司建立合作关系。 　　出口有自己找保险公司的，也有委托货运代理公司做的。 　　总之，货运代理要加强业务的学习，多掌握综合的知识，多建立自己的优势服务内容。谈吐举止要优雅，不卑不亢，给客户留下良好的形象。 　　航空货运公司自航空公司接货后，即短途驳运进自己的监管仓库，组织理货及仓储。 　　1）理货的主要内容（P147） 　　【条款解读】 　　根据《华沙公约》第26条：“除非有相反的证据，如果收货人在收受货物时没有异议，就被认为货物已经完好地交付，并和运输凭证相符。”此规定对收货人不利。 　　后《海牙议定书》（即《华沙公约》修正本）中第15条有规定：“关于损坏事件，收货人应于发现损坏后立即向承运人提出异议……最迟应在收到货物后14天内提出。” 　　2）仓储注意事项（P148） 　　货物保管根据不同货种的实际需要进行保管。 　　必须注意：上述货物的仓储，不论是在航空公司货站、机场货站，还是在航空货运代理的仓库，都是海关的监管仓库。 　　（4）理单与到货通知（P148） 　　1）理单。 　　1、集中托运，总运单项下拆单。 　　2、分类理单、编号。 　　3、编配各类单证。 　　2）到货通知。 　　1、发出到货通知及时性要求。 　　2、到货通知的内容 　　（5）制单与报验报关 　　1）进口报验 　　需要做商检的货物需向商检局申报，查验合格后商检局将出具证明文件，由报关行或者货主/货代交入海关，再进行进口报关海关程序。 　　2）进口报关 　　1、制单、报关、运输的形式。 　　2、进口制单。 　　制单指按海关要求，依据运单、发票、装箱单及证明货物合法进口的有关批准文件，制作“进口货物报关单”。 　　货物代理公司制单时一般程序为： 　　①长期协作的货主单位，有进口批文，证明手册等存放于货运代理处的，货物到达；发出到货通知后，即可制单、报关，通知货主运输或代办运输； 　　②部分进口货，因货主单位（或经营单位）缺少有关批文、证明的，可于理单、审单后，列明内容，向货主单位催寄有关批文、证明，亦可将运单及随机寄来单证、提货单以快递形式寄货主单位，由其备齐有关批文，证明后再决定制单，报关事宜； 　　③无需批文和证明的，可即行制单、报关，通知货主提货或代办运输； 　　④部分货主要求异地清关时，在符合海关规定的情况下，制作《转关运输申报单》办理转关手续。报关单上需由报关人填报的项目有：进口口岸、收货单位、经营单位、合同号、批准机关及文号、外汇来源、进口日期、提单或运单号、运杂费、件数、毛重、海关统计商品编号、货品规格及货号、数量、成交价格、价格条件、货币名称、申报单位、申报日期等，转关运输申报单内容少于报关单，亦需按要求详细填列。 　　1、CY-FO条款：FO可释为Free Out或Free Over side=Free Overboard意为船公司(Carrier)不负责POD之卸船费。此条款常用于去中东、西亚地区的僻港、小港(Side ports“小港”);如：Haifa海发、Ashdod阿斯杜德(以上二港均Israel以色列的)、Izmir伊兹密尔(Turkey)、Istanbul伊斯坦布尔(Turkey)、Beirut贝鲁特(Lebanon黎巴嫩)、 Benghazi班加西(Libyan利比亚，于地西：地中海西岸)另CY-TKL(=CY-TACKLE)=CY-Hook(Note：tackle吊绳→吊钩;hook货钩、吊钩 )舷(船舶)边交货，船公司不负责卸船费。与CY-FO类似，只是CY-FO多用于中东、西亚地区注：少部分公司还有CY-LO条款(如H&T)它与CY-FO类似，只是习惯叫法不同而已。有少部分人言CY-LO适于散货、至目的港后拼柜的卸船费及码头费、拆柜费等Carrier一概不管。 　　2、“双到付”:指Forwarder付给Carrier之O/F(Ocean Freight)与Shipper(“客户”)付给Forwarder之O/F均为到付 “一预一到”：指Forwarder付给Carrier 为prepaid(pp)方式;而Shipper付给Forwarder,则为到付CC(coll ect).船公司一般不同意到付。 　　3、对DG(Dangerous Goods或DC：Dangerous Cargo)多采用“现提”即Alongside Delivery.又称“船边交货” (指POD船边)。因许多码头不允许DG于港内久留 　　4、Via(=by way of=care of=C/O)经由： 　　e.g. ① Shipment from Keelung to NYK viaPanama Canal货物必装载于从基隆(TWN)通过Panama Canal驶往 NYK之船舶 或以上英文也可以写作：Shipment from Keelung via Panama Canal to NYK(NYK于美东) 　　② Shipment from Shanghai to Detroit(底特律，于美内陆)via LA(于美西WC)意指：于LA卸船后转火车运至De troit 　　③ Shipment from Shenzhen to Seattle(W.C)via Land-Bridge(陆桥)in bond to Boston(E.C.)。货物在W.C. 西雅图卸船后经由陆桥运输并在保税下，运至E.C.的波士顿(in bond保税以保税方式。所谓“保税”即暂不交关税，待货到目的地后再交》 　　④ Shipment from Huangpu to Dallas(达拉斯，于美内陆)，Texas(Dallas所在的州名)Via O.C.P. Long Beach， Calif. (长堤：于W.C. California为LB所在的州)货物于西岸长堤卸船后利用火车使用OCP运输条款运至Dallas 　　⑤ Shipment to Pacific Coast via Overland to New York “船运至美西港经由大陆，陆运至NYK) 　　5、○1、transit goods(cargo)：过境货、转口货。自输出国运往输入国的过程中，需经第三国时，对该第三国而言，该货即为transit goods通常：货物于此第三国卸下后依海关事先核定之路线以保税运输方式运往输入国目的地。 　　○2、bonded W/H(warehouse)：保税仓in bond to 保税运至bonded shed保税货棚(货栈)bonded value关栈价值 　　6、“In transit to”条款：通常此条款指Consignee在不清关交税的情况下使货物继续运输，目的地海关必于船公司舱单(Manifest)上见到相关条款才允许这一条款。因此，B/L上必有显示。例如：到Arica(阿里卡)与Iquique(伊基克)(此二港均属南美智利Chile国的)的货物。B/L上的Consignee 、Not ify、port of delivery中若有显示Bolivia者，B/L上须显示“In transit to Bolivia”(注：Bolivia玻利维亚为一内陆国，毗邻Chile) “In transit to”的本义为“转运至”。 　　e.g.：Shipment from Shenzhen to Arica in transit to Bolivia。B/L上POL填Shenzhen;port of discharge填Arica;place of delivery填Bolivia;Final destination也填Bo livia。 　　7. Mediterranean Base Port地中海基本港：Milan米兰(Italy)、Barcelona巴塞罗那(Spain)、Bilbao毕尔巴鄂(大西洋口岸，地中海)、Genoa热内亚(Italy)、Valencia巴伦西亚(Spain)、Istanbul伊斯坦布尔(Turkey)、La Spezia拉斯佩齐亚(Italy)、Leghorn里窝那(来亨)(Italy)、Port Said塞得港(Egypt)、Alexandria亚历山大(Egypt)、Benghazi 班加西(Libya利比亚)、Marseilles马赛(France) 　　8.洗柜通常分四种：Ⅰ)化洗Chemically clean floor;Ⅱ)清水洗water clean;Ⅲ)蒸汽洗steamclean;Ⅳ)研磨洗：glind(研磨) or sand clean

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