[货代]货代公司海运操作流程一览表

　货代公司操作流程、操作部工作流程： 　　I、客户服务 　　一、订舱 　　1. 客户向我司订舱的 　　2. 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 　　1)托运人/发货人2)船公司/船名/航次或船期3)起运港4)目的港/中转港5)货名6)柜型、柜量7)运价8)托运人的签字、盖章 　　3. 客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4. 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 　　5. 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下： 　　1) 新建委托 – 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。 　　2) 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头。 　　3) 输入费用明细 – 主要是应收费用。 　　4) 订舱确认 – 输入订舱号。 　　输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、开船日期。 　　6. 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 　　1) 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人; 　　2) 费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用;“应付”为由我公司支付的费用;运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明;向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用;免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认; 　　3) 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认); 　　4) 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认; 　　5) 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写; 　　6) 客服人员应在台帐上相应位置签字。 　　7. 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。 二、拖车、报关 　　1. 出书面申请，公司批准后方能安排。 　　2. 安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。 　　3. 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 　　4. 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 　　5. 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 　　6. 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 　　7. 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。 　　8. 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。 　　9. 如客户要求冻柜需带发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 　　10. 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。 　　11. 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。 　　12. 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。 三、其他 　　1. 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 　　2. 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。 　　3. 客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 　　4. 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。 　　5. 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。 　　II、文件 　　1. 文件组收到船公司的LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。 　　2. 文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 　　3. 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。 　　4. 提单的缮制应注意以下几点： 　　1) 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。 　　2) 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。 3) 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。 　　4) 客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。 　　5) 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。 　　6) 外代提单不允许预借。 5. 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意： 　　1) 出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。 　　2) OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。 　　3) 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付)。 　　4) 制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。 　　5) 制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。 　　6) 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。 　　6. 缮制美线提单时，应注意： 　　1) HB/L与OB/L的缮制可参考第5项 　　2) OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号 　　3) 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致 　　7. 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。 　　8. 将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。 　　9. 将台帐、提单、与代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)复印交财务签收。 　　10.费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点： 　　1) 海运费的更改需由公司领导批准同意; 　　2) 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚; 　　3) 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。 　　11. 将台帐分船公司按月份存档。 　 第一，和客户签订买卖合同后，根据合同规定的付款方式，如果是电汇，先收到客户的T/T后，如果是信用证，那么就在受到客户的信用证申请后，安排生产。 　　第二，根据合同的装运期限，和生产的进度，准备租船订舱，并且，根据经验，估计出货物的体积，毛重等数据，然后做一份订舱通知给货代传过去，让货代帮你租船订舱。 　　第三，等货物生产完毕以后，开始为货物的出口报关做准备，需要商检的，去商检局商检，需要认证的，也要在货物出口以前做完，如果是信用证的，可以晚一点，在议付之前做完就可以。再就是做一般产地证的和普惠制证书的，也要去做。 　　第四，在船期的前三天让货代联系车队到你公司拖货。 　　第五，做出口报关的相关单据。包括：箱单，发票，报关委托书，填写报关单(该单位报关章的)，准备一份核销单，如果要商检的还要有商检放行单等等。 　　第六，把所有的报关资料交给贷代，让贷代帮你报关。 　　第七，提单确认，可以在船走以前或者以后，都可以，提单确认以后，把修改好的提单确认件传给贷代，货代在给船公司，等船走后，一般3天之内，就能拿到正本提单。 　　第八，等船走以后，如果是T/T，等收到客户的后T/T后，给客户寄单。(提单，箱单，发票，如果需要的，例如，原产地证，保险书等)。如果是信用证，那么就在议付的时候给客户按照信用证上面的所求得单据给客户寄单。如果是T/T的话，如果船期很短的话，为了便于提货，客户可能要求电放，这个必须是在收到客户的全部货款以后再做，其实很简单，你写分保涵盖上公章给贷代传过去就行。等收到盖有电放章的提单传真件后，马上给客户船过就行了。不过做电放的话，要把正本提单还给船公司。 　　第九，接下来的就是结汇，T/T的一般是在收到货款以后寄单的，关于信用证的，要在议付的期限内，把信用证要求的单据交到议付行，由通知行转交给议付行。如果单据没有不符点，那么开证行就会答应付款，然后把提单寄给开证人，也就是客户去提货。 　　进料加工的贸易出口，和一般贸易差不多，也就是在报关的时候多一本报关的手册，其余的步骤基本差不多。 　　货物出口以后，并且结汇以后。开始进入核销退税阶段。 　　报关的报关单和核销单一般在货出口后的2个星期以后才能得到。等得到后，开始准备核销的资料。在这期间，应该是打印出口货物专用发票。核销的资料一般包括：核销单，报关单的白联，一般贸易的话，还有可能是蓝联，再就是出口专用发票的核销联。水单，以上资料一并交给外管局进行核销。核销完以后，把核销单的退税联交给财务去退税。 一、询价 　　1货主询价，引发货运流程 　　2.货代向船公司询价 　　3.货代向货主报价 　　4.货主传真订舱委托单，即货主与货代的委托契约 　　二、货代订舱 　　5.货代审核订单为货主选择合适的船公司 　　6.货代订舱，缮制自己的订舱委托单 　　7.船公司给货代定单号(适航提单) 　　三、牵涉到的报关，商检及拖车等环节 　　8.货代凭货主的装箱单发票向海关申请 　　9.安排拖车去工厂装箱并运到场地 　　以上操作部分结束 　　四、船公司按排上船 　　1. 确认提单内容，告诉货主船况 　　2. 缮制提单过程，核对费用 　　3. 箱上船后，第二天可以向船公司索要提单(付款提单) 　　4. 船公司签发海运提单， 　　5. 向货主收取费用，发提单给货主 　　6. 如果是自己缮制提单，在目的港请代理收回自己的提单. 　　7. 有代理的需提出发出货预报，包括货到时间，地点等，并缮制自己的有关费用 　　8. 货主在两年内可调用单据查询.(单据最低保存两年.) 　　9. 60天为交货期限

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