[货物代理]订舱/操作流程

时间:2023-05-18 17:15:45 | 作者:admin
  订舱/操作流程   订舱流程:   一、船公司直接订舱:   1、SAF订舱:   需先向MIKI以EMAIL形式提供SHPR、起运港、目的港、船期、箱型、品名、件数、毛重、体积等信息,待MIKI向SAF销售确认并获得约号后方可交给操作通过上港去订舱。   2、MSK订舱:   1)普通箱。   可直接将船卡及托书交给操作,操作会凭我司固定约号通过上港向船公司订舱。   2)特种箱。   需单票确认。先向MIKI以EMAIL形式提供SHPR、起运港、目的港、品名、尺寸、重量等信息,待MIKI确认好价格后,方可交给操作订舱。   如遇MSK所放舱位的船期与订舱所需的船期不符,操作会将船名航次、关单号以EMAIL形式给MIKI,由MIKI跟MSK销售确认所需船期的舱位。   3、HANJIN订舱:   1)欧地线(含PORT SAID)通过南华订舱   2)中东/印巴/澳新/东南亚等近洋线,可直接将船卡及托书交给操作,操作会凭我司固定约号,通过上港向船公司订舱。   3)HANJIN放舱位(预配)的步骤如下:   操作把客户托书上的内容输入上港订舱系统—>上港将该票货的EDI信息导入HANJIN系统—>HANJIN销售收到该EDI信息后,如果舱位没有问题,会确认给船公司客服—>客服收到销售确认舱位的信息后,才会把该票货的预配做下去。这样,整个订舱程序就算完成了。   同样的步骤也适用于ANL船公司。   4、MOL订舱   我司可直接通过上港向船公司订舱。   PS:对于初次走MOL的客人,必须提供SHIPPER的详细信息,包括抬头、地址、电话、传真以及联系人,船公司方可接受订舱。   5、MARUBA订舱   我司可直接向MARUBA订舱。   6、危险品订舱   需事先将中英文品名、危险品等级(CLASS)、联合国编号(UN NO)、箱型、箱量、重量以EMAIL形式提供给MIKI,由MIKI去跟船公司销售确认是否能接该危险品,如可接的话,MIKI会再跟其申请舱位及价格,待船公司销售确认后,方可交给操作订舱。PS:如订MSK危险品,可先叫操作去订舱,船公司如果接受该票货的订舱,就说明可以接该危险品,操作会将订舱信息发给MIKI,MIKI会去跟MSK销售确认该票货的舱位及价格。   7、特种箱订舱   以上船公司如需申请特种箱舱位,需提前提供货物尺寸、重量、目的港等信息,待确认价格后,方可订舱。   8、其他   如果客人需要申请目的港14天DEMURRAGE或者DETENTION的话,在将货物信息交由MIKI跟船公司确认舱位的同时,把要求申请14 DAYS FREE DEMURAGE/DETENTION的信息一并告诉MIKI,由她向船公司申请。   PS:HANJIN需要详细的理由,才能申请。   二、同行订舱:   销售跟同行公司确认好船期、运价后,将订舱方的联系方式以及运价一并写在船卡上,交操作订舱。   三、订舱时间:   一般最早可提前10天订舱,超过10天以上订舱可能被视为无效。MSK可以提前2周订舱。危险品最少提前10天订舱。   MSK/SAF,只要船公司接受订舱后,会在0.5-1个工作日内放预配。MOL如果订舱早,船公司也不会太早放预配,会在船开前统一放该条船的预配。   操作流程:   订舱(输托书)―>盯预配―>做箱(内装)―>报关(外港:先进港后报关/洋山:先报关后进港)―>提单确认->查港区放关信息->填写成本表->拿提单(一般近洋线1天可出提单,远洋线2~3天)   开/截港时间:   1、开港时间:   1) 洋山:一般提前6~7天   2) 外港:一般提前5天   PS:MOL非洲线靠外一,一般提前3天开港   2、截港时间:   1) 一般开船前2天   2) CMA/MARUBA具体看港区信息   一。 收到客户的原始货运委托书和销售填写的“海运出口业务结算单”   1. 核对货运委托书和“海运出口业务结算单”   1) 时确该客户基本操作步骤   2) 询问客户是否有特殊要求   3) 必须确定几点:成本和卖价(有亏损订舱的,需经总经理签字确认后方向订舱);付费方式(PP/CC);出HB/L还是MB/L;出B/L时,MB/L和HB/L的付款方式尽量保持一致,如做PC需要申请同意   2. 与发货人初步沟通   1) 货物准备情况,确定大致装柜时间   2) 装柜方式A。内装 B.门到门   3) 报关文件准备情况,最晚送达时间   二。 向相关一代订舱   1. 缮制委托书   1)出具本公司提单:   注意事项:(1)美国线定舱特别注意中转港和目的港(MLB/AWE),港口限重的要求。   (2)标明合约号。   ( (3)用合约定舱时,需套用大品名,若需要申请加品名,必须告知商务部,并确保合约在开船日之前生效   2) 出具非本公司提单   我司托单直接根据客户货运委托书缮制,注意事项同上。   2. 向定舱代理传真托书后,及时电话跟进,确认对方配载有及时收到托单。   3. 拿到定舱代理给的集装箱发放/设备交接单和三联单   三。 装柜   1. 门到门服务:   步骤一:与客户沟通货手实际准备情况:   步骤二:确定装柜时间和地点,询问装箱联系人、联系方式;   步骤三:交设备交接单给车队   步骤四:车队安排好拖车后,要求车队提供箱封号及司机手机号,便于跟踪箱子。   2. 仓库装柜(内装):   步骤一:收到货运委托书后,立即传真送货通知书给客户,并通知仓库;   步骤二:交设备交接单送到仓库,及时提箱;   步骤三:与仓库保持沟通,及时装箱;   注意事项:(1)船名,提单号,港口,箱型必须正确(以场站收据为准)   (2)注意中转港代码的填定   (3)拿到退关通知后,及时联系仓库或车队,尽量避免产生额外费用。若已经产生,则以书面开式立即通知客户确认。   (4)与车队书面确认,集卡车要求必须到达工厂的准确时间。并在规定时间之前,与工厂、车队确认集卡车是否能准时到达,并通报相关同事。   四。 AMS申报/确认B/L   船开前3个工作日为AMS截止时间,在此之前,必须与客户确认B/L上各项条款、数据,按船公司(或同行)要求的格式及时发送。   必须向客户明确指出 AMS申报的重要性,若发生延误或更改,及时与客户确认费用。   五。 报关(前提:确保集装箱进港区)   1. 预审报关资料   报关单证是否齐全(报关委托书,报关单,发票,箱单,核销单)   注意事项:(1)在报关单上填上中文品名(需要经客户确认!);查海关HS编码,初步审核品名归类是否正确,是否有特定的监管条件。   (2)图章是否齐全,如:报关委托书上的公章、法人章、核销单上的条码单、   公章,报关单上的报关专用章。   2. 让报关行来取报关资料   注意事项:(1)提供报关资料时,在报关单上填定箱号,箱型。   (2)报关资料送出要有签收(需要登记核销单号码及送出时间)并及时跟踪   报关情况与结果。   (3)客户有特殊要求的,要及时与报关行联系。   3. 如遇查验   1) 及时告知客户,传真查验通知书给客户。   2) 查验完毕,需重新提供查验箱的封号,及时反馈查验结果和费用。   六。 跟踪集装箱上船   具备条件:箱子已进港,放行的场站收据已送港区配载   注意事项:(1)舱们紧张和节假日期间,提醒船公司确保此货物务必上船。   ( (2)有特殊情况,及时与部门经理沟通。   七。 出具提单   1. 出M B/L   与船东(或同行)按时确认MB/L、费用。船开后,若有月结协议的,及时取单;   若无,通知对方及时开票,填定付款申请书后,交由计费审核、付款买单(注意我司   发票抬头是否开正确!);船开后2个工作日之内制作最终的业务联系单(经业务员   确认),打印D/N,复印B/L,一起交由部门经理。B/L流转至计费负责放单。   2. 出H B/L:   集装箱上船的,立即打印提单,制作帐单,传真给客户作最后的确认。船开后2个工作日之内制作最终的业务联系单(经业务员确认),打印D/N,发B/L,并流转至计费。由计费负责放单。(另一方面,取MB/L程序与1同)   注意事项:(1)客户要求预借、倒签提单、电放提单,需提供保函,并单票确认!   (2)操作人员不能直接放单!   (3)去美国的货,OCEAN B/L若为PP,不能做电放!防止货被提走,我司失去主控权!   八。 发票   对于需要及时开税务发票的客户,提请客服经理审核各应收款,提请财务开票;对于需要在对帐结束后才开票的客户,则由计费与客户对帐完成后,通知财务开票。   九。 代理/PRE-ALERT   美加航线:在船开后尽早将H-B/L,INVOICE 传真经代理,正本M B/L及相关文件寄至海外。   近洋航线:在船开当天交H-B/L,M-B/L,INVOICE传真给代理。   十。 文件归档   一个月整理一次档案,要求归档文件文件必须是非传真纸。与客户往来的重要文件必须留底。   注意事项:文件归档要便于日后自己和他人查找!   十一。退核销单   船开后3-4周,催促报关行退单。取回登记后,交由计费管理。
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